Selv om noen småbedriftseiere snarere vil ha rotkanalkirurgi enn å gjøre egen regnskap, er bokføring en uunnværlig del av å drive en bedrift. Fordelene med regnskap ligger i sin evne til å fortelle en tallhistorie om hva som skjer i din bedrift - en som kan hjelpe deg med å forbedre operasjonen, bli mer lønnsom og holde deg unna problemer med lokale og føderale skattemyndigheter. Grundig og nøyaktig regnskap kan også hjelpe deg med å gjøre saken din med potensielle långivere og investorer når virksomheten din er på jakt etter finansiering.
Tips
-
Fordelene med å bruke regnskap i virksomheten er knyttet til innsikt som tallene gir. Disse tallene hjelper deg å forstå hva som går bra og hvor det er rom for forbedring.
Hva er hovedmål for regnskap?
Hovedformålet med regnskap er å spore selskapets inntekter og utgifter. Inntekter er alle pengene som strømmer inn i virksomheten din fra salg av varer og tjenester og enhver annen type inntekt, som for eksempel renteinntekter eller leie eller royalties samlet. Utgifter er alt bedriften driver for drift og infrastruktur, for eksempel materialer, arbeidskraft, leie, forsyninger, porto, forsikring, kjøretøyutgifter, profesjonelle tjenester, reklame og utstyr.
Informasjonen som bokholderen eller regnskapsføreren samler inn om inntekter og utgifter går sammen med regnskapsrapporter, som gir uunnværlig informasjon om bedriftens økonomiske stilling. Disse rapportene hjelper deg med å definere dine styrker og håndtere svakhetene dine. De gir deg også den informasjonen du trenger for skatterapportering.
Resultatregnskapet er en oppsummering av bokføringsinformasjonen om inntekter og utgifter. Det talliserer og viser alle dine kjøp i relevante kategorier, for eksempel leie og lønn, og lister opp disse summene for å gi en oversikt. På samme måte oppsummerer den inntektene dine basert på inntektskilden, for eksempel grossistsalg eller detaljhandel. Din fortjeneste og tap erklæring er viktig fordi den viser hvor mye du faktisk har tjent på slutten av dagen. Denne bunnlinjen er beløpet som er igjen etter å ha trukket totale utgifter fra totalinntektene.
En balanse er et øyeblikksbilde av din generelle økonomiske stilling på et bestemt tidspunkt. Det er viktig fordi det summerer din nettoverdi. Aktivitetsdelen i balansen viser alt alt bedriften eier, inkludert kontanter, penger til deg gjennom kundefordringer, lager på hyllene og verdifulle langsiktige kjøp, for eksempel store deler av utstyret. Forpliktelsen i balansen inneholder alt du skylder, inkludert kortsiktige og langsiktige lånebalanser og leverandørgjeld. Ditt selskaps nettoverdi, basert på informasjonen som presenteres på balansen din, beregnes ved å trekke din totale gjeld fra dine samlede eiendeler.
En kontantstrømoppstilling eller kontantstrøm proforma er et regnskapsverktøy som hjelper deg med å forutsi når du vil ha ledig kapital og når du har kontantstrømmer. Utløpsdelen av erklæringen viser alle dine forventede innkommende penger, fordelt på måned. Disse pengene trenger ikke nødvendigvis å komme fra inntekter fra salg av produkter eller tjenester. Det kan også inkludere kapital fra lån eller investeringer. Utløpsdelen av erklæringen inkluderer alle dine forventede utgående penger, inkludert lønnskostnader, materialutgifter, leie- og forsikringsutbetalinger. Dine forventede utgifter inkluderer ikke bare fradragsberettigede utgifter. Du vil også oppgi utbetalinger av lånets hovedstol, som ikke er skattefradragsberettigede, og vil ikke vises på resultatregnskapet. Bunnlinjen i hver kolonne viser de utgående utgiftene trukket fra innkommende kontanter, noe som indikerer hvor mye penger du kan forvente å ha tilgjengelig i slutten av måneden.
Hva er formålet med en regnskapsfører?
Revisorens formål er å oppsummere bokholderens arbeid ved å samle ledger i rapporter. Regnskapsføreren kan også fylle ut skjemaene dine og gi deg råd om den beste måten å bruke og spare penger på. Du kan eller trenger ikke å ansette en profesjonell revisor, avhengig av komfortnivået ditt når du arbeider med tall, kompleksiteten i virksomheten din og skattesituasjonen.
Bokholderens formål er å legge inn kvitteringer og fakturaer i en database, storleger eller regneark slik at du kan spore utgifter og salg. De fleste bokføringssystemer er datastyrt fordi bokføringsprogrammer kan organisere og legge til tall raskere og mer effektivt enn manuelle, håndskrevne systemer. Men du trenger ikke et dataprogram for å gjøre bedriftens bokføring. Et håndskrevet system som sporer salg og utgifter, vil også gi den informasjonen du trenger.
Du kan gjøre din egen bokføring ved å holde oversikt over inntekter og utgifter og spore denne informasjonen på en måte som er nyttig for deg og din regnskapsfører. Informasjonen skal være lett å lese og forstå, og den bør nøyaktig gjenspeile den økonomiske aktiviteten til virksomheten din. Bokføringsinformasjonen din vil være nyttig for regnskapsføreren din fordi den gir den nødvendige informasjonen for å samle skatterapporter og lånehandlinger. Samme informasjon kan være nyttig internt for å gi innblikk i virksomheten din, for eksempel å vise hvor mye av inntektene du kommer fra engrosalg mot detaljhandel og hvor mye du bruker på materialer mot arbeidskraft.
Selv om du ansetter en regnskapsfører og en bokholder for å organisere din økonomiske informasjon og utarbeide skatteformularene, har du fortsatt regnskapsansvar som bedriftseier. Du må lagre all informasjonen de trenger, for eksempel fakturaene du skriver, og kvitteringene du mottar for forretningskjøp du har gjort. Jo mer organisert disse dokumentene er når du tar dem med til bokholder og revisor, jo mindre må du betale for tiden deres. Det tar en bokholder lenger å organisere en skoboks full av kvitteringer enn å jobbe metodisk gjennom en fil med papirarbeid som allerede er sortert etter dato eller med kredittkortkonto.
Hva er regnskapsreglene?
Regnskapsreglene styrer hvordan utgifter og inntekter inngår i et system som debet eller kreditter. Disse reglene gjelder dobbeltbokføring, et system som har vært i utbredt bruk siden slutten av middelalderen. Dobbeltsystemer sporer ikke bare inntekter og utgifter, de viser også hvordan penger og eiendeler beveger seg rundt bedriften. I et dobbelt inngangssystem må alle poster som er oppgitt som en debet balanseres med tilsvarende kreditt og omvendt. Alternativet til dobbeltregistrering av bokføring er et enkeltoppføringssystem hvor du enkelt lister og teller inntekter og utgifter uten innebygde protokoller for å forene disse oppføringene med din faktiske økonomiske situasjon.
Når du arbeider med personlige kontoer, skal en person som overfører eiendeler til virksomheten krediteres, mens mottakeren eller virksomheten skal debiteres. Dette virker counterintuitive fordi midlene har forlatt hendene til den enkelte og blitt overført i hendene på virksomheten. Bokføringsregnskapene beskriver imidlertid ikke alltid faktiske kontanter. Snarere refererer de til beløp som skyldes eller eies. Når en person som en eier overfører penger til en bedrift, øker denne transaksjonen, eller kreditter, kontoen og representerer beløpet som virksomheten skylder den personen. Samme overføring av midler skaper en debet for bedriftskonto fordi, selv om kontanter er tilgjengelig og tilgjengelig, skyldes det nå den enkelte som har gitt den.
Ved håndtering av ekte kontoer, for eksempel eiendom og maskiner, krever regnskapsregler at du debiterer nye kjøp og kredittartikler som du har solgt eller på annen måte tatt ut av drift. Eiendelen opprinnelig er oppført som en debet fordi du har brukt penger til å kjøpe den. Hvis du selger den eller tar den ut av drift etter at den har overlevd levetiden, fjerner du debet eller krediterer kontoen som representerer hva du skylder på kjøpet.
Når virksomheten din kjøper materialer eller betaler leie, krever regnskapsregler at du legger inn disse transaksjonene som debet. Omvendt, når du selger produkter eller tjenester, behandler regnskapssystemet disse transaksjonene som kreditter. Innkjøp som krever utgående midler, reduserer selskapets kapital, og dermed spores de som debet. Inntekter og andre gevinster, som innkommende leiebetalinger, øker selskapets kapital, så de spores som kreditter.
Selv om regnskapsreglene regulerer hvordan hver transaksjon vises i ditt bokføringssystem, trenger du ikke å forstå og bruke dem med mindre du gjør oppføringer i et dobbeltregistrert bokføringssystem som ikke er forhåndsprogrammert for å organisere informasjonen din. Hvis du for eksempel bruker en håndskrevet hovedbok som grunnlag for ditt regnskapssystem, må du avgjøre hver gang du foretar en oppføring, om denne transaksjonen representerer en debet eller kreditt og hvor den tilhørende debet eller kreditt vil vises. Men hvis du bruker bokføringsprogramvare, for eksempel QuickBooks, vil dine sjekker, fakturaer og salgskvitteringer automatisk vises i de riktige kreditt- og debetkontoer, sammen med de tilhørende debet eller kreditter.
Slik bruker du regnskap i virksomheten
Fordelene ved regnskap er ikke bare et spørsmål om god forretningsstrategi, selv om regnskapsinformasjonen sikkert hjelper deg med å strategisere og planlegge. Ingen virksomhet kan overleve uten noen form for regnskapssystem. Hvis bedriften din foretar kjøp og salg uten å spore beløpene du har kjøpt og solgt, har du ingen mulighet til å avgjøre om du har tjent en fortjeneste eller pådratt tap ved årets slutt. Du vet ikke hvor mye du skylder og hvor mye du eier, slik at du ikke kan vurdere hvor mye av innkommende penger du kan trekke tilbake til personlig bruk, og hvor mye du bør beholde på bedriftens bankkonto for kommende virksomhet utgifter.
Regnskapsinformasjon gir også verdifull innsikt om selskapets virksomhet. Det gir deg mulighet til å sammenligne salget i ulike kategorier over tid, for eksempel å se på trender for ulike produkter på tvers av salgssteder. Det gir deg verktøy og informasjon for å se på utgiftene dine som prosentandel av inntektene dine for å se om margenene dine er bærekraftig og hvordan bedriftens ytelse sammenlignes med konkurrentene i din bransje. En kontantstrøm proforma vil tillate deg å se etter kilder til kapital før du faktisk trenger dem, og å planlegge store kjøp for å korrespondere med årstidene når kontanter er rikelige. Å drive en bedrift uten regnskapsinformasjon er som å fly et fly uten radar.
Regnskap er også nødvendig for bedriftens overlevelse fordi du er lovlig pålagt å rapportere inntekt og betale skatt. Uten et komplett og nøyaktig regnskapssystem vil du ikke vite hvor mye du har tjent og brukt, og du vil ikke ha informasjonen du trenger for å fylle ut lokale, statlige og føderale skatteformer. Også, hvis virksomheten din noensinne trenger finansiering, vil lånet ditt nesten absolutt kreve at du inkluderer regnskap fra tidligere år og mest sannsynlige fremskrivninger for kommende perioder også.
