Bedrifter og enkeltpersoner bruker vanligvis skannere til å reprodusere dokumenter og bilder i disse dager. Disse kan være frittstående enheter eller alt-i-ett-skannere med utskriftsfunksjoner. For å avgjøre om en skanner er en verdig investering, må du veie fordelene og ulempene ved maskinen. Variasjonen i funksjonssett kompliserer denne prosessen.
Pro: Hurtig reproduksjon med oppbevaring av original
Skannere gjør det unødvendig å skrive tekst på nytt eller omdanne bilder. Dermed kan du gjengi et dokument eller et bilde på så lite som 10 sekunder, selv om originalen tok timer eller dager å produsere. Skanneren kan lage denne kopien uten å skade originalelementet.
Con: Sidekopiert
De fleste skannere er bygget for å reprodusere tekst og bilder trykt på ark. De er ikke laget for å skanne 3D-objekter, selv om skanneren er tosidig (kan skanne frem og tilbake). Designet betyr at du er begrenset til det du skanner. 3D-skanning vil innebære mer avansert laserteknologi, som ikke vanligvis finnes i den gjennomsnittlige kontorscanneren.
Pro: Digitalisering
Når du har skannet et dokument, kan du lagre det skannede bildet som en fil på datamaskinen. Du kan endre denne filen med forskjellige typer programvare. Digitalisering av et dokument eller et bilde betyr også at du enkelt kan transportere den resulterende filen, for eksempel ved å sette den på en pennstasjon eller sende den til en kollega via e-post.
Con: Reduksjon i kvalitet
En skanning er et bilde av tekst, grafikk eller begge deler. Resultatet er at skanninger aldri kan være like gode i kvalitet som det opprinnelige elementet som du skannet, både på grunn av programvare og maskinvarebegrensninger. Datakomprimering under digital konvertering reduserer også kvaliteten på det skannede bildet - noen komprimeringsformater er verre enn andre for dette. Datatap kan ikke være synlig for det blotte øye, men det oppstår alltid. Dette kan ikke være et stort problem for grunnleggende tekstdokumenter, men det blir problematisk når du trenger å bevare bildedetaljer og farger. Å skaffe en høyere kvalitetssøk betyr generelt å lage en større fil, som ikke er like lett lagret eller sendt via e-post.
Con: Tekniske problemer og portabilitet
Skannere stole på programvare og bevegelige deler som en transportstav til å fungere, og i mange tilfeller trenger de også en vertsmaskin. Som et resultat kan skannere støte på feil og kreve vedlikehold. For eksempel kan skanneren trenge nye drivere eller forårsake at datamaskinen er koblet til skanneren for å fryse. LED-pærene kan dimme, krever utskifting, og skannerens seng kan bli skitten nok til å forstyrre skannekvaliteten. Sensorer kan slutte å fungere på grunn av mislykkede tilkoblinger. Skannere kan også bli utdaterte og trenger utskifting over tid. Både vedlikehold og utskifting kan være dyrt, spesielt for store kontorskannere som er komplekse. I tillegg kan portabilitet være et problem, både på grunn av størrelsen på skanneren og på grunn av at skanneren er avhengig av at en vertsmaskin skal kjøre.
