Due diligence er i hovedsak en intens undersøkelse som går foran en betydelig transaksjon eller beslutning. For eksempel skjer due diligence vanligvis når du er seriøst interessert i å kjøpe en bedrift eller trenger å utvikle en salgspresentasjon for en større outsourcing-kontrakt. Selv om prosessen kan være tidkrevende og ofte må finne sted bak kulissene, er informasjonen du samler og skisserer i en due diligence-rapport, viktig for å kunne ta en god beslutning eller skape en effektiv presentasjon.
Struktur og fokus
Akkurat som med de fleste andre formelle rapporter, inneholder en due diligence-rapport et mål, et sammendrag, nøkkelfunn, en anbefalingerseksjon og ett eller flere vedlegg. Det som skiller en due diligence-rapport fra andre, er imidlertid dens formål, fokus og grad av informasjon. Når du er ferdig med den aktive fasen for å utføre due diligence - undersøke fakta, samle rå data og lage personlige observasjoner - rapportgenerering organiserer data på en måte som gjør at du kan vurdere den eksisterende situasjonen, identifisere risikoer og avdekke problemer som gir bedre utnyttelse muligheter.
Format og stemme
De fleste bruker en due diligence-rapport som bak-scenes referansemateriale under kontrakts- eller prisforhandlinger eller som informasjonskilde for å skape en budpresentasjon. Uavhengig av formålet, er mye av det du inkluderer i en due diligence-rapport konfidensiell informasjon, så i tillegg til å skrive for målgruppen og fokusere på målene, inkluder bare den mest relevante eller viktige informasjonen. Bruk en formell stemme og presentere fakta ved å bruke objektiv, upartisk skriving og separat rapportinformasjon i ulike seksjoner ved hjelp av bokstaver eller tall.
Mål og sammendrag
Forklar grunnene dine for å utføre due diligence i mål-delen. Selv om sammendraget kommer like etter rapportmål - og før kroppen - skriver du sammendraget sist. Årsaken er at lesere - oftest selskapsledere - som er interessert i denne delen, ikke tar seg tid til å lese hele rapporten. Du må strukturere sammendraget slik at det leser som en rapport i miniatyr, men samtidig holde lengden proporsjonal med resten av rapporten.
Nøkkelresultater og anbefalinger
Michael Sisco, en forfatter og uavhengig IT-konsulent, sier i en artikkel på TechRepublic-nettsiden at viktige funn bør fokusere på elementer som påvirker prisen eller driften av selskapet. Hvis du for eksempel skriver en due diligence-rapport for å bruke for en outsourcing-presentasjon, inkluderer du problemer som støtter din pris og posisjon, for eksempel operasjonelle prosessbrudd som markerer produktivitets- og ytelsesproblemer. I tillegg inkluderer kostnadsforhold som viser hvor mye selskapet for tiden bruker til å drive en tjeneste internt, og identifisere risikoer som et behov for å investere enda mer penger for å oppgradere eller erstatte gammelt eller utdatert utstyr. Fremhev utnyttelsesmuligheter i anbefalingsdelen. Inkluder implementeringskostnader, gi et investeringsavkastningsforhold og gi en tidsramme for å realisere besparelser eller fordeler for hver mulighet.
