En forespørsel om forslag (RFP) er en kundes skriftlige uttalelse som uttrykker et forretningsbehov og spør hvordan du foreslår å adressere det behovet og hvor mye din tjeneste eller produkt vil koste. Å lage en oversikt før du skriver svaret på klientens RFP, bidrar til å sikre at alle prosjektkravene er adressert, og forslaget ditt samsvarer med dokumentformatet angitt av RFP.
Elementer du trenger
-
Forespørsel om forslagsdokument
-
Ordbehandlingsprogram
-
Skriver
Les omhyggelig kundens RFP for å være sikker på at du forstår forventningene fullt ut. Forklar eventuelle spørsmål før i stedet for senere. De fleste RFP-er angir en spørsmål og svarperiode for respondentene.
Opprett oversikten i formatet og rekkefølgen som er definert i RFP for å demonstrere evnen til å følge anvisninger. Noen RFPs lar organisasjonen av forslaget stå opp til deg, mens andre har svært detaljerte strukturelle krav. Å ignorere eller misforstå dem er en av de raskeste måtene å få forslaget ditt tapt fra vurdering.
Bruk romerske tall (for eksempel I, II, III) for hver hoveddel. Underavsnitt er innrykket ved hjelp av store bokstaver (for eksempel A, B, C). Seksjoner under disse er betegnet med tall (for eksempel 1, 2, 3). Hvis det er nødvendig med et annet underavsnitt, bruk små bokstaver (for eksempel a, b, c).
Det romerske tallet jeg kan bli brukt som oversikt eller oppsummering av RFP-responsen. Skriv ut omfanget av tjenester og krav til klienten i denne første delen. Forklar hvordan prosjektet skal nærmer seg og hvorfor denne tilnærmingen vil best imøtekomme kundens behov. Fortsett å skrive overskriftene og kategoriene av prosjektet som presentert av klienten ved hjelp av en kombinasjon av romerske tall, bokstaver og tall.
Brainstorm svar på hver seksjon og underpunkt (er) ved å skrive svar på hvert klientbehov. For det første utkastet kan ord og fraser brukes. Gjenta dette trinnet for alle seksjoner.
Kjenn ut dine ideer og legg detaljert innhold til hver av dem for å fullt ut takle kundens behov. Ditt forslag vil trolig inkludere noen av bedriftens "boilerplate" eller standard, gjenbrukbar tekst. Angi i din oversikt hvor boilerplate vil bli brukt og hvor mye det må endres for denne spesielle RFP. Ikke misbruke boilerplate eller bruk den til å oppnå ditt forslag. Potensielle kunder setter pris på kortfattede, detaljerte og handlingsfulle forslag.
Tips
-
Flere utkast må kanskje utvikles før den endelige RFP er utviklet. Merk hvert utkast med et annet versjonsnummer i filnavnet.
