En organisert og utviklet møte agenda sikrer at alle viktige fag blir dekket på et gitt møte. En omrissstruktur hjelper med å veilede møtets retning slik at du ikke hopper fra ett emne til et annet, slik at virksomheten kan gjennomføres på en mer effektiv måte. Start agendaoversikten ditt godt før møtet, slik at du kan lage flere utkast og sende dem ut til deltakere før møtet for å fortelle dem hva de kan forvente.
Skriv ned alle emner du må dekke på møtet. Start så bredt som mulig. Skriv for eksempel "Planlegging", som kan inneholde flere underemner. Bruk notater fra tidligere møter, e-post og informasjon du må sørge for at du har alle nødvendige emner skrevet ned.
Kommuniser med andre møteplanleggere eller deltakere, og spørre om de har noen emner som trenger oppmerksomhet. Gi dem en frist for foreslåtte emner og gjenstander, så du har tid til å gjøre noen oppfølgingsforskning eller korrespondanse, om nødvendig, og sett dem inn i oversikten.
Organiser emnene dine. Se etter emner som kan plasseres under et større emne. Hvis ikke, gå gjennom hvert generelt emne, og bryte det ned i bestemte agendaelementer. For eksempel kan en produksjonsmøte-agenda inneholde "repetisjonskonflikter" og "datoer for å huske" under temaet "Planlegging".
Sett sammen dine hovedemner etter rekkefølge av betydning. Bestem hvilke emner som skal gå først på oversikten basert på hvor viktig de er, hvor mye tid du trenger å diskutere dem og spesielle hensyn, for eksempel personen som presenterer den delen av møtet som trenger å gå tidlig, for eksempel.
Skriv ut hovedemnene dine i en vertikal liste med fet skrift, større skrift, rundt 14 til 16 punkter. Sett inn eller fan en gang og kutt hver underemne rett under hovedemnet. Du kan nummerere eller skrive emner og underemner som du ønsker. Ta med eventuelle detaljerte punkter under hvert underemne.
Bullet og innrykk disse elementene også, så de sitter under underemnet, bare til høyre. De fleste programvare programmerer automatisk, kule og nummer når du trykker på "Enter" og "Tab" på slutten av en hoved- eller underemne.
Skriv all nødvendig møteinformasjon øverst i dokumentet, inkludert tittel og dato for møtet, tidspunktet, plasseringen, inviterte eller forventede deltakere og kontaktinformasjon for møteren, sannsynlig selv.
Skriv ned navnet til hvert emnes presentatør ved siden av hoved- eller underemnet, hvis det er aktuelt. Legg merke til hvor mye tid du gir hvert emne. Sjekk med presentatøren for å sørge for at du gir henne nok tid.
