For å håndtere konflikter på arbeidsplassen må HR-avdelinger ha en formalisert skriftlig politikk som beskriver hva som anses som upassende arbeidsplassadferd, og som er lett tilgjengelig for alle ansatte. En forretningskonfliktløsningspolitikk må også utarbeide klare prosedyrer for å undersøke ikke-overensstemmelsesrapporter og disiplinære tiltak. Bedrifter med svak arbeidsplass konflikt politikk kan miste talentfulle og produktive arbeidere som bare ser ut til å unnslippe en ubehagelig kollega hvis negativ oppførsel går ukontrollert.
Viktigheten av å formalisere arbeidsplasskonfliktpolitikk
Å samle et detaljert dokument for referanse til frontlinjeledere og ansatte, er generelt et verktøy for å håndtere konflikter på arbeidsplassen. Har en klar politikk. samt et system for rapportering av overtredelser og undersøkelse av dem, sikrer at ingen ansatt "faller gjennom sprekkene." Ved etablering av en omfattende konfliktundersøkelses- og oppløsningspolitikk må menneskelige ressurser få fullmakt til å håndheve disiplinære tiltak basert på overtredelser, ellers arbeidere vil ignorere politikken. Bedrifter som sliter med å finne et sted å starte når de utformer arbeidsplassens konfliktpolitikk, bør vurdere å vedta en nulltoleransepolitikk, noe som gjør det klart for alle ansatte at det er uakseptabelt på arbeidsplassen. Å ha en nulltoleransepolitikk kan redusere sjansen for at anmeldere gjør uinformerte domssamtaler.
HRs rolle i Dispute Mediation
Menneskelige ressurser er det andre kontaktpunktet i enhver mellommenneskelig tvist på arbeidsplassen, den første er en ansatts direkte veileder - med mindre konflikten er mellom arbeidstaker og veileder. I et stort selskap kan det være en fordel å ha en tvistemegling spesialist. Hvis en tvist er alvorlig nok til at frontlinjelederen ikke umiddelbart kan løse situasjonen, kan begge motstridende ansatte henvises til en tvistemedisinsspesialist i menneskelige ressurser. Menneskelige ressurser bør snakke separat med hver part; inkludert begge parter i diskusjonen kan generere skremmende oppførsel, enten ekte eller oppfattet. Menneskespesialisten avgjør om klagen krever en undersøkelse eller skal sendes til et eksternt rettshåndhevingsorgan for gjennomgang. En formell advarsel skal utstedes til en anklaget ansatt og et notat i sin fil, dersom fremtidige klager innleveres mot ham. Personaleansvarlig bør ikke avvise klager bare fordi de er vanskelige å undersøke. Enkelte hendelser kan kreve etterforskning gjennom en internasjonal ekspert eller ekstern sikkerhetskonsulent etter skjønn fra senior human resource officer.
Når du skal konfrontere og når du skal være nøytral
En human ressursoffiser som undersøker en klage, bør forbli nøytral inntil noen bevis på bruddet kan bekreftes av uopprettelig bevis. Å skaffe ubestridelig bevis kan kreve spesiell etterforskning, for eksempel å installere sikkerhetskameraer eller gjennomgå bruk av arbeidsplassen på datamaskinen. Først etter at det har vist seg at en ansatt har feil i en mellommenneskelig konflikt, bør lederen eller personalansvarlig ta opp disiplinære tiltak.
Konsekvenser av en politikkbrudd
Den minst ekstreme form for disiplinær handling bør være en skriftlig formell påtale med klart definerte konsekvenser for gjentatte overtredelser. Når alvorlige brudd er mistenkt, men ikke bevist, kan menneskelige ressurser suspendere en ansatt i påvente av en undersøkelse. Selv om påstandene viser seg å være falske, kan det være mindre kostbart å betale den suspenderte ansatt for nedetid enn å ignorere problemet og muligens stå overfor en kostbar søksmål som er innlevert av den svake ansatt. Mer alvorlige brudd, som fysisk eller seksuelt misbruk på arbeidsplassen, bør være grunnlag for umiddelbar avskedigelse hvis det er bevist. Å vite at for eksempel at trakassering på arbeidsplassen kan føre til at oppsigelse kan være en sterk avskrekkende for upassende oppførsel.
