Ikke satt faksformat passer til alle situasjoner. Men etter noen generelle retningslinjer vil faksmottakerens mottaker raskt finne informasjon på faksen. Disse retningslinjene vil også sikre at mottakeren ikke har noen problemer når faksen kommer gjennom, og at du vil unngå problemer når du sender den.
Hold faksen din under 10 til 12 sider lang. Mange små kontorfaksmaskiner kan ikke håndtere for mange sider på en gang. Store fakser knytter også opp telefonlinjer som deles med faksmaskiner. Ta opp faksen din i flere grupper hvis du må sende mer enn 10 til 12 sider. Fortell mottakeren om å forvente mer enn en faks fra deg.
Juster sidemarginaler eller skriftstørrelse for å hjelpe deg med å oppnå færre sider. Men husk at mindre skriftstørrelser kanskje ikke er for lett å lese og små marginer kan se uprofesjonelt, som på et CV. Bruk minst en 11-punkts skrifttype.
Skriv fakser i forretningsbrevformat når det er mulig. Marginene skal være en tomme på venstre og høyre side og en og en halv inches på toppen og bunnen, hvis mulig. Enkeltrom ditt brev, dobbeltavstand mellom avsnittene. Inkluder en dateline øverst og adresseblokker for avsender og mottaker før hilsen. Avsenderens adresseblokk går først.
Ta med en omslagsside med faksen din. Forsiden må ikke følge et bestemt layoutformat, men det skal inneholde både avsenderens og mottakers kontaktinformasjon, hvor mange sider faksen inneholder og en emnelinje som angir hva faksen handler om. Legg til noen linjer for eventuelle personlige kommentarer angående faksen. Kontaktinformasjonen kan omfatte enkeltpersoners og bedrifts navn, avdelingsnavn, adresser, e-postadresser og telefonnumre. Omslaget skal være lett å lese slik at mottakeren raskt kan finne informasjon om den.
Unngå å sende fakser med grafikk, hvis det er mulig. De tar for mye tid til å sende og motta, og de kaster bort mye blekk. Også de vises vanligvis ikke for godt på fakser på grunn av utskrift av dårlig kvalitet.
