Å si farvel er aldri lett, om det er et personlig eller faglig forhold du drar. Men når du skiller måter med kundene dine, uansett årsak, er det viktig å være forsettlig, gjennomsiktig og taktfull når du deler nyheten. Kundene dine har spilt en viktig rolle i din virksomhet, og du bør behandle dem som sådan.
Lag et meningsfullt brev
Å skrive farvelbrev til kunder trenger ikke å være komplisert. Men det må gjøres i tide. Mange av oss rush gjennom endinger av frykt for følelsene som vil oppstå, eller de er dårlig planlagt eller hoppet over helt mens vi beveger oss fremover i vår egen retning. Det trenger ikke å være slik. Merk anledningen og ære den rollen dine kunder har spilt i virksomheten din.
Kjenn leseren din
Det kan virke åpenbart, men det er viktig å være klar på grunnen til korrespondansen til kundene. Går du ut av virksomheten? Trer du deg? Eller fjerner du "problem" kunder fra din bedrift? Har du et mer formelt forhold til kundene dine eller er det mer uformelt? Å være tydelig på hvem brevet er rettet til og ditt forhold til dem, vil hjelpe deg med å finne ut hvordan du skriver med de aktuelle stemmeadresseringsproblemene.
Hvis du for eksempel skriver farvelskrivelser til en gruppe uønskede kunder, kan du bruke det som kalles syndebukemåten, som forteller din
Vær Succinert, Men Varm
Sjansen er, uansett hva som er grunnen til, brevet ditt vil påvirke kundene dine. Når du skriver brevet, tenk på meldingen din. Bruk språk som er klart og konsistent, men bruk en tone som er vennlig og tilnærmet. Du videresender informasjon til kunden din, og det er viktig å være så kortfattet som mulig. Det er ikke nødvendig med lange forklaringer med detaljer.
Ikke begrav nyheten
I faglige forhold skal første ledd i farvelbrevet tydelig indikere at kundeforholdet blir opphørt, tidslinjen og status for tjenester som er avtalt i tidligere utgitte avtaler eller avtaler. Ved å gjøre dette, setter du tonen og gjør korrespondansen klar. Hvis du prøver å sukkerbelegge oppsigelsen eller begrave de dårlige nyhetene, vil det bare være forvirrende for kunden.
Forbered kundene dine for endring
I tilfeller hvor du sier farvel til kundene dine fordi du forlater selskapet, vær klar over hva som skjer neste. Kunder bør ha en god forståelse ved slutten av brevet hvorfor du drar, tidslinjen og hva de kan forvente. Alltid ta en måte for kunden din å kontakte din bedrift og gi dem beskjed om de neste trinnene.
Å skrive avskedsbrev til din klient trenger ikke å være en negativ opplevelse. Faktisk kan det øke din troverdighet og profesjonalitet. Hold det enkelt, konsistent og klart, og sjansene er at dine handlinger vil bli verdsatt.
