Kontrollstrukturer er nødvendige i virksomheten for å sikre at prosedyrer følges og mål oppnådd. En individuell kontrollstruktur gjenspeiler retningslinjer og prosedyrer for den spesifikke organisasjonen og tar hensyn til slike faktorer som virksomhetenes økonomiske helse, overholdelse av eksterne regler og selskapskommunikasjon. Fem grunnleggende kontrollstrukturer hjelper organisasjoner til å identifisere styrker og finne områder for forbedring.
Miljø
Den viktigste kontrollstrukturen i enhver bedrift er det generelle miljøet. I interne kontrollmiljøet reflekterer avgjørelsene de prioriteringer som bedriftseiere og ledende ansatte gir til hver funksjon i selskapet. Kontroller i en høyt regulert industri vil være strammere enn i en bransje som har minimal regjeringstiltak. Enten formell eller avslappet, må miljøet i en bedrift være godt planlagt og kommunisert i selskapet. Store selskaper gjør miljøbeslutninger på flere områder, for eksempel juridiske, menneskelige ressurser og finansielle avdelinger.
Revidere
En viktig kontrollstruktur er en periodisk revisjon. Uansett om det utføres av en avdeling i organisasjonen eller kontraheres til en ekstern leverandør, sikrer revisjonene at ansatte følger selskapets retningslinjer og at prosedyrer er riktig satt på plass og forstått. Noen bedriftseiere ansetter ekstern revisjonshjelp for å få en objektiv vurdering av selskapet.
Kommunikasjon
Hver virksomhet må gi informasjon til ansatte. Derfor er kommunikasjon et viktig element i kontrollstrukturen i enhver organisasjon. Treningsklasser og / eller arbeidshåndbøker er effektive måter å formidle kontrollstrukturen på. En bedrift må bestemme, basert på regelverk og ønsker fra toppledelsen, om opplæringen vil være formell eller uformell. For mindre bedrifter kan imidlertid treningsklasser ikke være mulig eller nødvendig.
risiko
Risikovurdering er en viktig kontrollstruktur. Juridiske og økonomiske risikoer for et selskap kan være katastrofale. En bedrift må avgjøre potensielle situasjoner i disse områdene, og hvilke tiltak vil bli tatt hvis en sak utvikler seg. Risikovurdering inkluderer en periodisk revisjon av bokføring samt overholdelse av alle juridiske forhold og bransjebestemmelser.
Kontrollaktiviteter
Kontrollaktiviteter sikrer at politikk og prosedyrer som kan påvirke økonomiske og juridiske risikoer forstås og følges. Disse aktivitetene er mandert av toppledelsen for å sikre at hver fasett i organisasjonen er lovlig og økonomisk beskyttet og overholder standarder og forskrifter. Eksempler på kontrollaktiviteter inkluderer årlige budsjetter fra alle avdelinger eller et juridisk kontrollpunkt for klientkorrespondanse. Kontrollaktivitetene varierer i omfang og prioritet avhengig av den enkelte organisasjon og bransjen der den deltar.
