Kontorforsyningsbudsjettet er en oversikt over kostnader som kan tjene som en utgiftsplan. I skriftlig form angir budsjettet hvordan selskapet vil bruke midler utpekt for forsyninger som brukes i kontorvirksomhet. Planen skal være realistisk, slik at den lett kan forstås og overholdes. Kontorforsyningsbudsjettet er et nødvendig verktøy for å måle en virksomhets samlede utgifter. Ved å forberede et budsjett kan du håndtere kostnadene effektivt og opprettholde et rimelig driftsutgiftsområde som ikke vil overstige virksomhetens inntekter. Det grunnleggende kontorbudsjettbudsjettet inneholder vanligvis kun utgiftene som er absolutt nødvendige for å drive en bedrift effektivt. Budsjettet kan økes over tid, etter behov, mens virksomheten vokser.
Se gjennom kontorartikler som er avgjørende for å drive virksomheten. Opprett et regneark for å vise elementer som penner, ulike typer papir, markører, blyanter, skriver blekk, stiftemaskiner og stifter, papirklipp, filmapper, utskriftsrekvisita, konvolutter og tape. Pass på at du inkluderer elementer som er spesifikke for din virksomhet. Hvis du for eksempel gir data backup eller håndterer medielagring, trenger du CDer eller DVDer og andre spesialiserte forsyninger og utstyr.
Gjennomgå kostnadene for elementene og få en månedlig mengde totalt for hvert element. Dokument beregningene på regnearket. Legg til alle de individuelle tallene for hvert element sammen for månedlig budsjett totalt. Deretter multipliserer den månedlige totalen med 12 for det årlige kontobudget budsjettbeløpet. Legg til ytterligere 10 prosent for utvidelse.
Forskning de ulike leverandører av kontorsleverandører for å finne de mest kostnadseffektive prisene. Opprett et eget regneark for å sammenligne data fra ulike leverandører for elementene du bruker regelmessig til å drive forretninger. Uavhengige leverandører vil ofte levere sitater for at du skal vurdere. Beregn leverandørestimatene for den omtrentlige månedlige gjennomsnittskostnaden. Inkluder disse dataene pluss 10 prosent på regnearket.
Sammenlign de totale leverandørestimatene til ditt nåværende og opprinnelige estimat. Opprett en kopi av det opprinnelige estimatarket fra trinn 1 for å bruke til å vurdere prisendringer. Bruk det nye regnearket som mal for ditt nåværende budsjett. Juster priser for varer som er funnet for mindre hos forskjellige leverandører. Merk leverandøren, prisen og datoen på regnearket for fremtidig sporing. Vurder hvert element på listen og eliminere de som ikke er helt påkrevd.
Vurder og gjennomgå budsjettet månedlig. Prøv å bruke et budsjettverktøy som den som tilbys av Microsoft for å administrere kontorforsyningsfinansene. Utvikle et system for å overvåke kontormånedbudsjettet konsekvent. Reguler og gjennomgå regelmessig pris- og forsyningsbruk. Juster budsjettet i henhold til nye funn og trim når det er mulig. Hvis overforbruk oppstår, ta tiltak for å finne reduksjoner på andre måter ved å utnytte salg og andre leverandører.
