E-post er blitt standard kommunikasjonsmetode for bedrifter og de som kommuniserer med bedrifter. Når det er sagt, det er tider når et tradisjonelt faglig forretningsbrev er nødvendig. Dette kan være for jobbprospektering, forretningsforslag eller til og med juridiske grunner. Formater brevet riktig for å få den beste muligheten til å få resultater. Nåværende forretningsstiler bruker "blokkformat" -brevet for virksomheten i stedet for "innrykksstilen" som brukes til mindre formelle bokstaver.
Lag et brevhode
Brevpapiret inneholder informasjon, inkludert navn, bedriftsnavn (hvis aktuelt), adresse og annen relevant kontaktinformasjon, for eksempel telefonnummer, faks og e-post. De fleste maskin tekstbehandlingsprogrammer åpner delen "overskrift" ved å dobbeltklikke på den øverste tommelen på den tomme filsiden. I blokstil er det ingen innrykk eller sentrering av informasjonen. Det er bare en blokk med informasjon langs venstre margin. Denne overskriften brukes bare på første side.
Hvis du ikke kan lage et brevhode i overskriftsdelen, har du to alternativer. Flytt brevpapiret til hoveddelen som den første blokken, eller legg inn datoen først med kontaktinformasjonen mellom datoen og mottakerens opplysninger.
Dato, adresse og hilsen
Datoen, adressen og hilsenen er de tre første blokkene i hovedboksens sideavdeling. Pass på at du ikke er i overskriftsdelen ved å klikke på hovedkroppen. Den første linjen er datoen formatert ved å stave ut måneden med dagen og året etter, for eksempel 10. mai 2017.
Hold en tom linje mellom datoen og mottakerens adresseblokk. Inkluder "Mr.", "Ms" eller "Mrs." hvor det er aktuelt. Bruk den fulle adressen og kontaktinformasjonen, plasser gaten informasjonen på en linje og byen, meld deg inn i det neste. Hopp over en linje for hilsen som etterfølges av et kolon, for eksempel "Kjære fru Smith:".
Formater bokstavets kropp
Mellom adresse og hilsen, eller etter hilsen, kan du inkludere en referanse for brevet som oppsummerer emnet, for eksempel en "RE: Supervisor Position." Fortsett deretter å skrive bokstavets kropp. Bruk en konservativ skrifttype på 10 eller 12 punkter som Times New Roman, Cambria eller Arial. Avsnittene er ikke innrykket, plassert på venstre margin og adskilt av ett linjeplass. Marginene skal være en tomme på alle sider av dokumentet.
Flytter til den andre siden
Ta kontakt med brevpapirets kontaktinformasjon bare på første side av brevet. Som allerede nevnt, er den første siden det eneste stedet som bør ha et brevhode med avsenderens fulle navn og adresse. Overskriften til den andre siden skal angi sidenummeret sentrert. Du kan også inkludere adressaten til brevet til venstre marg, og datoen til høyre margin, som hjelper leseren til å identifisere dokumentet, bør de to sidene noensinne bli skilt.
Lukker brevet
Bokstaver er stengt med en signaturblokk. Lukk brevet på den andre siden ved hjelp av en nøytral, men vennlig lukk som "Vennlig hilsen" eller "Hilsen". Lukkingen følges av et komma, fire mellomrom og navnet ditt. Ta med tittelen hvis noen, under ditt navn. Tegn brevet i blått eller svart blekk i rommet over navnet ditt.
Hvis du inkluderte noe med brevet, for eksempel en CV eller et forslag, vil du være oppmerksom på at det er en "kabinett (e)" to linjer under ditt navn.
