Penger er livsnerven i et selskap, og det er vanskelig å være vellykket uten å holde god kontroll over hvordan inntektene dine strømmer. En del av prosessen genererer nok inntekter til å være lønnsomme og opprettholde tett kontroll over kostnadene dine. På et enda mer grunnleggende nivå betyr det å kontrollere hvem som har tilgang til selskapets bankkontoer og under hvilke forhold.
Tips
-
En kontoinnehaver er den personen som aksepterer lovlig ansvar for å håndtere kontoen.
Kontoinnehaver i en eneste eiendomsrett
Hvis du opererer som eneselskap, er det enkelt å administrere bankkontoen din. Du vil være kontoinnehaveren, akkurat som du ville hvis det var din egen personlige konto. Du setter det opp på samme måte, med din personlige identifikasjon og personnummer.
Du vil også gi ytterligere to virksomhetsspesifikke opplysninger: ditt arbeidsnummer fra IRS - du trenger det hvis du har ansatte eller har planer om å få dem - og, hvis det er aktuelt, det fiktive navnet du gjør forretninger med. Ditt navn er på kontoen, så du er kontoinnehaveren ved juridisk definisjon.
Hold dem adskilt
Når bedriften din består av bare deg, kan du bli fristet til å hoppe over hele prosessen med å sette opp en egen konto for virksomheten og bare bruke en av dine personlige kontoer for begge formål. Det er ikke det du kan ikke gjør det eller det andre ikke gjør det, men det er en veldig dårlig idé.
Både du og din regnskapsfører vil finne det vanskelig å skille dine forretnings- og personlige transaksjoner, og det kommer til å gjøre mye ekstra arbeid for deg ved årsskiftet og på skattetidspunktet. Det er ikke bærekraftig hvis du planlegger å utvide virksomheten din, så det er smartere å bare gjøre ting på riktig måte fra starten.
Å gi noen annen tilgang
I de fleste bedrifter vil det komme en tid når du er for opptatt til å gjøre alt selv. På det tidspunktet må du gi noen andre tilgang til bankkontiene, slik at de kan håndtere minst rutinemessige transaksjoner og regninger for deg. Disse personene kommer ikke til å være kontohavere som du er, men du vil delegere til dem en viss grad av autoritet til å banke på dine vegne.
I større selskaper kan folk du velger, være ledere eller nøkkelmedlemmer i regnskapsteamet ditt. I et lite selskap kan det være så enkelt som å gi din eneste personell signeringsmyndighet. Banken din vil registrere sine personlige identifikasjons- og personnummer, som om de var kontoindehavere.
Kontoinnehavere i partnerskap
Å sette opp bankkontoer i et partnerskap er en forholdsvis lik prosess. Hver partner gir personlig identifikasjon samt selskapets ansattes identifikasjonsnummer og dets fiktive navn. I dette tilfellet må du også levere en kopi av partnerskapsavtalen og registreringsbeviset dersom det er et begrenset partnerskap.
Enhver partner med mer enn 25 prosent eierandel og den signifikante kontrolleren som tar hovedansvaret for å drive virksomheten, må gi ytterligere opplysninger. I noen tilfeller, for eksempel en gruppe leger som driver en klinikk, kan hver partner ha en egen primærkonto, men delt tilgang til et sekundært kontonummer for deres kollektive operasjoner.
Kontotilgang i andre forretningsstrukturer
Større, inkorporerte selskaper oppretter bankkontoer på en lignende måte, med den betydelige kontrolleren og alle som eier en andel på 25 prosent eller større, som gir banken ekstra personlig informasjon.
I disse tilfellene kan selskapet også gi banken en driftsavtale som forklarer hvem som er ansvarlig for selskapets ledelse og et dokument kalt en bankoppløsning som forklarer hvilke personer som har myndighet til å sette opp kontoer og tjenester hos banken og under hvilke forhold. Jo større selskapet er, desto mer sannsynlig er det at daglig bank- og sjekkskriving gjøres av relativt lavt nivå ledere eller regnskapsansatte i motsetning til eierne eller ledelsen.
Etablering av kontroller
Det er viktig å ha kontroll over bruken av bankkontiene dine og spesielt over sjekker og betalingsautorisasjoner. Dette kan være så enkelt som å holde selskapets fysiske kontroller under lås og nøkkel og begrense nøklene til noen få betroede personer. I større bedrifter er dette ikke praktisk, men du kan velge å sette opp regnskapsprogramvaren, slik at bare bestemte personer kan skrive ut sjekker. En annen felles kontroll er å kreve en annen autorisert signatur på sjekker over et gitt dollarbeløp, noe som reduserer risikoen for bedrageri eller forstyrrelser.
