En ofte oversett, men likevel verdifull del av en bedrift, er talemeldingshilsen. Minneverdige og profesjonelle opptak gir en positiv innvirkning. Gjør hilsen passe selskapet mens du fortsatt legger til stil med litt personlighet kastet inn i blandingen. De beste utgående opptakene har riktig mengde smak uten å miste profesjonell berøring.
Grunnleggende ingredienser
En telefonsvarer fra virksomheten skal ha flere ingredienser som informerer. Ta med navnet på personen som ble utvider, selskapets navn og avdeling. Be den som ringer til å legge igjen en melding; ofte innrømmer ikke innringeren at hun har nådd talepost. Fortell kunder når de kan forvente en tilbakekalling, og tilby en alternativ kontakt, om mulig. Legg til selskapets nettside eller e-postadresse. Legg igjen en ekstra kontakt for korthet, varsler Christopher Null, skriver i PC World. Konstruer en hilsen kort og til-punktet.
No-Nos
Unngå å bruke en mobiltelefon for å registrere hilsen. En landlinje er foretrukket for hilsenopptaket. Lydkvaliteten er ikke like bra på en mobiltelefon i forhold til en landlinje. Profesjonelle hilsener skal ikke høres søppel eller sprø. Unngå standard hilsener. De høres automatisert, upersonlig og kald. Kontroller at det ikke er registrert bakgrunnslyder. En dårlig registrert telefonhilsen kan vende kunder og leder bort. Unngå "um" og "uhs." Forbered et skript før du tar opp, så det renner lett.
Generell hilsen
Den generelle hilsen brukes daglig for hverdagsløsninger mens telefonen er uovervåket. Denne hilsen spilles vanligvis for folk som ringer fra utenfor firmaet.
"Du har nådd (selskap), hvor (slagord). Dette er (navn), din guide til (avdeling). Dessverre kan jeg ikke komme til telefonen akkurat nå, men gi meg beskjed med ditt navn og telefonnummer, og jeg vil ringe tilbake så snart som mulig. Eller send meg en epost på (e-postadresse)."
Utenfor kontorhilsen
Utenom kontormeddelelser brukes når noen vil være borte fra kontoret i en forhåndsbestemt tid. De fleste taleposttjenestene tillater en hilsen å spille for en viss tid, slik at ingen må huske å slå av hilsen utenom kontoret.
"Hei, dette er (navn) i (avdeling). Jeg er ute av kontoret til (dato). Jeg vil sjekke mine stemmemeldinger gjennom dagen, så vær så snill å gi meg beskjed, og jeg vil ringe tilbake så snart som mulig. Hvis du trenger ekstra hjelp, kan du kontakte (alternativ kontaktperson) på (telefonnummer), eller du kan besøke vår nettside på (URL)."
