Uansett hvilken bransje du er i eller hva slags arbeid du gjør, er det uunngåelig at du på et tidspunkt må delta på et forretningsmøte. Noen arbeidsplasser, spesielt de som har kontorinnstillinger, har flere møter om dagen, mens andre kanskje bare har dem en gang i noen uker. Uansett er det viktig å være klar over hvilke typer emner som diskuteres i møtene på arbeidsplassen, hvordan et effektivt møte skal gjennomføres og hvilken etikett som skal følges under et møte. Hvis du har ansvaret for å kjøre et møte, kan du bli pålagt å komme opp med isbrytere for deltakerne eller å ta notater eller minutter på møtet.
Hva er et forretningsmøte?
I hovedsak er et forretningsmøte en samling av to eller flere personer for å diskutere ideer, mål og mål som angår arbeidsplassen. Forretningsmøter kan gjennomføres personlig på et kontor eller på et annet sted, eller til og med over telefon og videokonferanse. Møter foregår med ansatte, ledere, ledere, kunder, prospekter, leverandører og partnere, og alle andre relatert til organisasjonen. I de fleste tilfeller må et møte finne sted når problemet ved hånden er noe som ikke kan kommuniseres riktig via telefonen eller via e-post, og krever ansikt til ansikt samhandling med en eller flere personer.
Formålet med et forretningsmøte er ofte å ta viktige beslutninger om organisasjonen. Uansett om det er avgjørelse om et avdelingsspørsmål, for eksempel hvordan å øke markedsføringsbudsjettet, eller et større organisasjonsforhold, som hvor mange som skal legge seg av i en overgangstid, bidrar et møte til å formidle ideer tydelig. Når man snakker personlig med viktige interessenter, er det lettere å komme over viktig informasjon effektivt for å nå den aktuelle avgjørelsen.
Et annet felles mål for møter inkluderer å gjøre viktige kunngjøringer. Disse kan dreie seg om organisatoriske endringer, driftsplaner eller endring i selskapets retning. Ofte holdes møter når ledende ansatte går med eller forlater laget eller når selskapet feirer en stor milepæl eller suksess. Disse møtene kan fungere for å øke medarbeiderens engasjement og organisasjonsmessige harmoni.
Forretningsmøter bidrar også til å løse konflikt og løse komplekse problemer. Konflikt kan være en vanlig forekomst på arbeidsplassen, med mange forskjellige personligheter som jobber sammen på et lag. Mens noen konflikter er sunne og kan fremme vekst, kan det også være uønsket og kreve rask oppløsning. Å holde et møte kan hjelpe de uenige partene til å nå en forståelse. Større problemer som involverer flere interessenter har bedre sjanse til å bli løst i et forretningsmøte når de viktige personene er på ett sted og arbeider mot det samme målet.
Gjennomgang av selskaps- eller prosjektfremgang er også et felles mål for forretningsmøter. Her følger organisasjonen hvordan teamet gjør på et bestemt prosjekt, eller hvordan selskapet er faring som helhet mot planlagte inntektsmål. Ved å ha hyppige fremgangskontrollmøter sikrer organisasjoner at alle relevante parter er klar over statusen til viktige leveranser.
Slik kjører du effektive forretningsmøter
Mens forretningsmøter hjelper organisasjoner til å ta avgjørelser og løse komplekse problemer, kan de noen ganger være en ineffektiv bruk av tid hvis de ikke kjører riktig. Når folk kommer til møter uforberedt, ikke vær oppmerksom og ikke følg opp på handlingsobjekter, kan det ses som sløsing med tid. For å sikre at tiden blir brukt effektivt, må både arrangøren og deltakerne i forretningsmøter være aktivt involvert. Hvis du organiserer møtet, utarbeide en møteagenda, og redegjør nøyaktig hva som skal dekkes. Hvis det er elementer som deltakere skal forberede seg på, sørg for å gi dem nok tid til å gjøre det. Noen møter holdes rutinemessig, som ukentlige lagspørsmål. For slike møter, opprett en mal for agendaen og fyll ut unike elementer hver uke.
Se gjennom deltakerlisten nøye og inviter kun viktige interessenter til møtet. Hvis noen som trenger å være på møtet, ikke kan delta, kan det hende du må reschedule for å imøtekomme dem. Ellers kan det være ineffektivt å kjøre et møte med en manglende interessent som kreves for beslutningstaking.
Tiden er verdifull, og det er viktig å respektere at folk som går på møtet ditt, tar seg tid til å gjøre det. Som et resultat er det viktig å sikre at møtet starter og slutter i tide. Når du klargjør dagsordenen, bestemmer hvor mye tid du må bruke på hvert element og kjør møtet klokken. Hvis du føler at møtet går off-track, regjere det ved å be folk om å holde fast på temaene på dagsordenen. Hvis andre viktige problemer oppstår, skriv dem for videre diskusjon på et annet punkt.
For å sikre at ingen viktige gjenstander oppdraget i møtet ble savnet, ta notater, også kalt minutter. Du kan enten skrive eller skrive dem ut selv under møtet eller tildele noen andre i møtet for å ta notatene for deg. På denne måten vil du kunne konsentrere deg om diskusjonen. Etter møtet, vær sikker på å lese notatene, legge til noen manglende elementer og sende dem til de viktige interessentene. Å ha en skriftlig oversikt over det som ble diskutert i møtet, kan være nyttig hvis det oppstår problemer i fremtiden.
Etter at forretningsmøtet er over, må du følge opp på eventuelle handlinger som ble avgjort. Du må kanskje sende påminnelser til kollegaene dine eller ta kontakt med dem for å sikre at de fullførte oppgavene sine.Hvis det er noen utestående problemer som ikke ble fullført innen fristen, må du kanskje ha en ekstra diskusjon med den personen.
Business Meeting Icebreakers
Noen forretningsmøter, spesielt de der deltakerne ikke kjenner hverandre veldig bra, krever isbrytere. Morsomme spørsmål eller korte teambyggingsaktiviteter kan bidra til å lette spenningen og sette alle på likeverdige vilkår. En av de enkleste måtene å bryte isen på et møte er å stille et spørsmål som avslører en unik eller interessant quirk om hver person. Svarene på slike spørsmål hjelper folk å forholde seg til hverandre. Noen eksempler inkluderer:
- Hvis du var et dyr, hvilken ville du være og hvorfor?
- Hvor er det mest interessante stedet du har vært?
- Hvis du kunne møte noen historisk figur, hvem ville det være og hvorfor?
Icebreaker-spørsmål trenger ikke å håndtere møtet. De er laget for å få folk til å snakke og lytte til hverandre. Et annet godt møte isbryter involverer hver deltager som forteller to sannheter og en løgn, og resten av deltakerne må gjette hvilket element som er løgnen. Dette er en fin måte å bli kjent med på møtet. Isbrytere kan også komme i form av gruppevirksomhet. For eksempel spør folkene på møtet for å finne noen på møtet som har noe spesielt felles med dem, som et kjæledyr eller en bilmerke. Dette tvinger folk til å forlate sitt sete og snakke med andre som de kanskje ikke generelt snakker med.
Noen isbryteraktiviteter innebærer litt forberedelse på møterrangørens del. En aktivitet inkluderer å skrive navn på kjendiser på små stykker papir og stave et navn på baksiden av hver deltaker. I dette spillet må hver deltager stille ja eller nei spørsmål om personen som heter på ryggen, og prøver å gjette hvem den er.
Forretningsmøter Etiquette
Mens kulturen i organisasjonen din vil informere om hvordan du skal oppføre seg på forretningsmøter, er det noen aspekter ved å møte etiketten som er universell. En av de beste måtene å delta på et møte er å være forberedt. Dette betyr at du vet hva som står på dagsordenen og har gjort forberedelsene eller forskningen for å følge med de elementene du er ansvarlig for. For eksempel, hvis en dagsordenspost innebærer å diskutere en markedsplan du jobber med, er det viktig å gå til møtet med plannotatene i hånden, klar til å diskutere dem i detalj. Det er også like viktig å ankomme til tide.
Å fokusere på møtet i stedet for smarttelefonen eller den bærbare datamaskinen er en annen måte å demonstrere profesjonaliteten på, så slå av telefonen og steng den bærbare datamaskinen under møtet. Hvis du trenger tilgang til filer på den bærbare datamaskinen til møtet, må du huske å slå av e-posten din slik at du ikke blir distrahert av innkommende meldinger. Husk at møtet krever oppmerksomhet og å dele det mellom telefonen eller datamaskinen din, ikke vil resultere i en effektiv diskusjon.
Å være en god lytter og en aktiv deltaker er sentrale aspekter ved å delta på et forretningsmøte. Pass på at du følger med hva folk sier, still spørsmål når du ikke er sikker på noe, og gi svar eller innsikt på ting du er ansvarlig for. Kroppsspråket ditt er også en del av å være en aktiv deltaker; dette betyr at du setter opp høyt i stedet for å slås i stolen og gjør øye kontakt med folkene du snakker med.
Avhengig av hvilken type møte du møter, kan du sende en takknemm til møtelederen eller de personene du møtte. Dette kan være aktuelt hvis du møter med en viktig klient eller et prospekt. Du kan takke dem for deres tid og gjenta noen viktige ting du diskuterte i møtet for å vise din entusiasme.
Business Meeting Minutes Template
Når du har til oppgave å registrere protokollene til et møte, kan det virke som en stressende jobb. Noen tips kan hjelpe deg med å merke alle viktige punkter i et møte uten å savne noe. Det er viktig å forstå formålet med minutter. Notatene tatt under et møte er ment å være en skriftlig oversikt over hva som skjedde der. Disse notatene kan være nyttige for deltakerne å huske hva som ble sagt, eller de kan gi en sammenbrudd av møtet for de som ikke var i stand til å delta. Som et resultat er det viktig å ta ned alle nøkkelelementene som er diskutert under møtet, inkludert beslutninger, oppgaver eller neste trinn planlagte og oppløsninger oppnådd.
Før du deltar på et møte, skriv ut en enkel mal som du kan fylle ut mens du tar notater. Få en kopi av agendaen for møtet og bruk den som en veiledning. Øverst på dagsordenen legger du til et mellomrom for å merke navnene på alle møtedeltakerne. Hvis det mangler viktige interessenter, vil du også merke det også hvis du må følge opp med dem senere. Avhengig av typen møte og emnene som skal diskuteres, finnes det en rekke elementer du kan legge til i minuttmalen:
- Dato og tidspunkt for møtet.
- Dato og klokkeslett for neste møte, hvis en planlegges.
- Navn på deltakere og navn på noen nøkkeltallige interessenter.
- Beslutninger som ble tatt eller alternativer som ble diskutert for hver dagsorden.
- Neste trinn for hver dagsordre element.
- Dagboksposter som ikke ble diskutert på møtet, men vil bli overført til neste møte.
- Eventuell ny virksomhet som ikke var angitt på den opprinnelige agendaen.
- Oppgaver eller handlingsobjekter og de personer de ble tildelt, inkludert forfallsdato hvis de er angitt.
Ved å utvikle en mal for møtetidene, vil du være i en bedre posisjon til å registrere de viktige takeaways og følge opp på hvilken som helst nødvendig virksomhet etter møtet.
