Strukturen til en innkjøpsorganisasjon spenner fra en enkelt person med ansvar for innkjøp til en stor sentralisert avdeling eller en desentralisert organisasjon med innkjøpspersoner som arbeider på forskjellige steder eller forretningsenheter. Å få den riktige strukturen er viktig, fordi anskaffelser vanligvis utgjør halvparten av en organisasjons utgifter, ifølge Referanse for næringsliv. Det spiller også en viktig rolle i selskapets konkurransedyktige strategi.
Individuell innkjøpsansvar
I en oppstart eller liten bedrift kan en person som finansdirektør ta ansvar for innkjøp. Alternativt kan individuelle medlemmer av ledergruppen, som produksjonsleder, kontorleder eller markedsføringsleder, kjøpe produkter eller tjenester for å oppfylle sine egne avdelingskrav. I dette scenariet ville selskapet ikke ha en konsekvent innkjøpsprosedyre og ville mangle kjøpekraft til å forhandle bedre avtaler fra en fragmentert leverandørgruppe.
Innkjøpsavdeling
Etter hvert som selskapet vokser, kan selskapet utnevne en innkjøpssjef med faglige kvalifikasjoner. Selskapet kan også rekruttere en eller flere innkjøpsassistenter dersom omfanget av innkjøp vokser. Lederen eller teamet tar ansvar for å kjøpe forsyninger for alle avdelinger, diskutere deres krav, identifisere leverandører og behandle bestillinger. Ved å koordinere innkjøp kan selskapet legge større bestillinger med foretrukne leverandører. Det kan være mulig å forhandle lavere priser og pålegge konsekvente kvalitetsstandarder på leverandører.
Sentralisert innkjøpsstruktur
Bedrifter med flere lokasjoner, driftsdivisjoner eller forretningsenheter har valg av å drive sentraliserte eller desentraliserte strukturer. I den sentrale modellen tar en enkelt anskaffelsesavdeling ansvaret for innkjøp på vegne av selskapet. Avdelingen, som kan bestå av en innkjøpsdirektør, ledere og assistenter, pålegger standardpolitikker og prosedyrer i hele organisasjonen med det formål å redusere kostnadene, øke innkjøpseffektiviteten og oppnå konsistent kvalitet. For å forbedre tjenesten til forskjellige steder, kan avdelingen utpeke spesialister som er ansvarlige for å kjøpe bestemte leveranskategorier.
Decentralisert innkjøpsstruktur
I den desentraliserte modellen delegerer selskapet kjøpsmyndighet til steder og divisjoner. Anskaffelsesledere og assistenter kjøper rekvisita til lokale behov, selv om de kan få støtte fra en liten sentral enhet. Mens en desentralisert struktur gir autonomi og reduserer flaskehalser, kan det føre til innkjøp av ineffektivitet, inkonsekvente standarder og økte samlede anskaffelseskostnader.
Strategisk Sourcing Model
Bedrifter som trenger viktige forsyninger som kritiske ingeniørkomponenter eller ønsker å harmonisere kvalitet på tvers av en rekke leverandører har flyttet fra tradisjonelle anskaffelsespraksis til langsiktige relasjoner med strategiske forsyningspartnere. Medlemmer av anskaffelsesteamet ansvarlig for strategisk sourcing fokuserer på kritiske forsyninger, og forlater kjøp av vareforsyninger til andre lagmedlemmer. Det strategiske sourcingteamet plasserer langsiktige leveransekontrakter og samarbeider med forsyningspartnere for å redusere kostnadene, harmonisere kvalitet og produksjonsnivå, og gjennomføre felles produktutviklingsprosjekter.
