Slik lager du en forsendelsesprosessdiagram. Bedrifter må sørge for at ansatte overholder en standard fraktprosess. Denne konformiteten blir imidlertid vanskelig når personellomsetningen eller fraktvolumet plutselig øker. Bypass disse problemene ved å lage et flytskjema for fraktprosessen som tydelig skildrer selskapets aksepterte prosedyre.
Bruk et tekstbehandlingsprogram eller grafikkpresentasjonsprogram som lager tabeller eller diagrammer. Sett inn et felt, tekstboks eller rad for hvert stort trinn i selskapets fraktprosess. Sett opp et enkelt sidedokument i liggende format. Legg til tittelen, "Shipping Process Flow Chart."
Start det første trinnet ved å identifisere hvordan selskapet starter en ny ordre. Ha ansatte sikre at batchene ikke er duplikater eller bedrageri. Instruksjonspersonell til å skrive ut pakker og sortere batcher av transportør som FedEx, DHL, US Mail eller UPS. Har ansatte deretter lokalisere transportørens spesifikke fraktform og fullfør hver transportørs håndteringsrapport.
Oppgi ansatte for å identifisere transportørens pakningsanvisninger. Følg dette med et trinn som forklarer hvordan personell verifiserer at hver enkelt transportørs krav er oppfylt. Sett inn trinn som forklarer hvordan egendefinerte pakker må settes sammen. Velg hvor i fraktavdelingen ansatte skal finne disse forsyningene.
Gi instruksjoner om å fullføre selskapets forsendelsesetiketter. Sett inn trinn som krever at ansatte skal legge inn vesken og fraktdestinasjonen. Legg til et skritt som instruerer personell om å fullføre et selskaps forsendelsesbekreftelsesskjema. Deretter skal du forklare hvor ansatte skal sette sammen pakker klar for forsendelse.
Fullfør diagrammet med trinn som lader ansatte for å bekrefte at de overholder hele prosedyren. Be dem om å bekrefte at de kom inn i bestillingen i selskapets datasystem eller en loggbok. Videre, be om at ansatte vurderer forsendelsesetiketter for nøyaktig informasjon. Det siste trinnet bør angi at de oppgir sporingsnumre i selskapets daglige leveringsrapport.
