E-post er en viktig del av mange jobber og bedrifter. E-postkommunikasjon for bedrifter gir et inntrykk nesten like viktig som ansikt til ansiktskommunikasjon, og kan vare lenger. Bedrifts-e-post skal alltid gjenspeile profesjonalitet og ha en forretningsformål. Det er lett å falle inn i dårlige e-postvaner, så konstant bevissthet og årvåkenhet om e-postformidling er nødvendig og viktig for et profesjonelt forretningsbilde.
Emnefelt
Emnefeltet er like viktig som e-postens kropp. Det er en profesjonell overskrift til din e-postmelding og trenger ord som reflekterer det. Bruk riktig grammatikk i fagfeltet uten feilstaving, og bruk passende store og små bokstaver. Send formålet med e-posten din i et kort, kortfattet uttrykk. "Om Winfield-prosjektet", "Komme tilbake til deg om kontoen din," "Tids- og næringsprogramvare-spørsmål" er eksempler på forretningsmessige emnelinjer for e-postmeldinger. Bruk aldri slang, feil språk eller til og med tilfeldige setninger som «Hei», «Hvordan går det?» Eller «Spørsmål».
Hilsener og sign-offs
Bruk profesjonelle hilsener og sign-offs for å holde elektronisk kommunikasjon i overensstemmelse med det profesjonelle forretningsbildet du vil formidle via e-post. Selv om du sender en langvarig, kjent forretningsforbindelse til hvem du har hyppig korrespondanse, behold dine hilsener og sign-offs profesjonelle og høflige. For nye og ukjente kontakter, bruk "Kjære Herr Smith" og "Hilsen" for hilsen og påmelding. For mer kjente kontakter, "Kjære Amy" og "Jeg setter pris på det!" Er mer uformelle og fremdeles profesjonelle.
Formatering, Vedlegg og Signaturfiler
Formatering i forretnings e-post er unødvendig, og kan føre til at e-posten blir fanget i spamfiltre. Bruk vedlegg med forsiktighet og kun med mottakerens forkunnskaper og godkjenning, spesielt store vedlegg. Signaturfiler bør være så korte som mulig.
Språk og Tone
Språket og tonen i e-postkommunikasjon skal være like profesjonell som annen skriftlig kommunikasjon. Bruk høflighet, god grammatikk, stavemåte, ordforråd og tegnsetting. Bruk felles forretningsspråk, ingen slang, profanity eller casual setninger. Det er viktig å bruke en omtenksom, vennlig tone i e-post. Ikke skriv epost når du er sint, opprørt eller frustrert. Det kommer over i tonen selv om det er utilsiktet. Ta så mye forsiktighet med e-post ordlyd som med telefon og ansikt til ansikt samtaler med forretningsforbindelser.
E-post Don'ts
Ikke skriv tre avsnitt når et par setninger er nok. Ikke bruk e-post for å rive i sinne eller irritasjon eller å disiplinere noen. Ikke send e-postmeldinger i en hast - ta deg tid til å lese, stavekontroll og verifisere mottakerens adresse før du sender. Ikke misbruk karbonkopien og blinde kullkopien på e-postmeldinger. Ikke bruk e-post på jobb for ikke-fungerende formål.
