Når det gjelder å håndtere spesielle arrangementer, kan det være vanskelig å vurdere suksess fordi ting sjelden går som planlagt, og det er alltid rom for forbedring. En gapanalyse gjør det enklere å måle suksessen til spesielle hendelser. En gapanalyse skaper et sett med mål før arrangementet og sammenligner disse målene med de faktiske resultatene. Dette vil tillate deg å vurdere hvor vellykket en hendelse har vært å møte disse målene.
Skriv ned en liste over mål som du vil oppnå før den spesielle hendelsen. Disse målene skal være målbare. Eksempler på mål for en spesiell hendelse kan omfatte antall deltakere, nivå av mediedekning, utgifter eller økt merkevarekjenning. Uansett hvilke mål du velger, må du sørge for at de er viktige for suksessen til den spesielle hendelsen. Målene bør være spesifikke; hvis målet ditt er antall deltakere, skriv ned det spesifikke nummeret du vil oppnå.
Skriv ned en liste over prestasjoner etter hendelsen. Bare inkludere de som du hadde angitt i dine mål. Igjen, du vil bruke bestemte tall. Vær sikker på at tallene du bruker er sammenlignbare med dine mål. For eksempel, hvis målet ditt var å distribuere 100 kampanjer på arrangementet, må prestasjonen din måles i enheter (ikke tilfeller, pund eller dollarverdi).
Beregn forskjellen mellom dine mål og dine prestasjoner. Dette er en relativt enkel prosess: du tar bare figuren du valgte for målet ditt og figuren du oppnådde, og deretter beregne forskjellen mellom de to. Hvis du hadde et mål å selge 3.000 billetter til den spesielle begivenheten, og selve tallet var 2000, så har du et gap på 1000 billetter. Hvis du solgte 3000 eller flere billetter, eksisterer det ikke noe gap.
Skriv en rapport basert på hullene som er notert i hendelsen. Dette vil hjelpe deg med å gjøre forbedringer når du organiserer fremtidige spesielle hendelser. Du bør inkludere alle hullene, med mulige forklaringer og forslag til forbedringer, samt alle prestasjonene der det ikke var noen hull, med forklaringer på hvorfor målet ble oppnådd.
Distribuer rapporten til alle relevante parter, inkludert alle som jobbet med den spesielle begivenheten, og vil jobbe med lignende spesielle arrangementer i fremtiden. Dette vil gi dem mulighet til å forstå ytelsesgapene ved den forrige hendelsen og gi dem råd om hvordan man kan gjøre forbedringer i fremtiden. Dette vil redusere fremtidige ytelsesbrudd.
Tips
-
Husk å bare bruke målbare mål. Hvis du bruker et mindre konkret mål, for eksempel økt merkevarebevissthet, må du ha en målbar ytelsesindikator, for eksempel en 20 prosent økning i merkevarekjennskap blant eventdeltakere.
Advarsel
Bruk bare data som du vet er pålitelige. Estimater eller gjetninger gir ikke nyttige resultater, og kan føre til at du gjør feil konklusjoner.
