Snakkepapirer viser viktige fakta og ideer om et bestemt emne eller arrangement. Brukes mye i PR og kommunikasjon, og talepunkter papirer hjelper de som har ansvar for å snakke med publikum, gir klare, nøyaktige og konsistente opplysninger. Snakkepapir brukes både for å nå ut til offentligheten for å gi informasjon og å svare på offentlige henvendelser under kriser. Ved å "snakke med en stemme" ved hjelp av et delt snakkepapir, kan en organisasjon øke effektiviteten av kommunikasjonsprogrammet.
Skrive et snakkende papir
Før du begynner å jobbe med snakkepapiret ditt, må du være sikker på at du har nøyaktig informasjon. Se etter de som er mest involvert. For eksempel, hvis du trenger å lage snakkepunkter angående et budsjettproblem, snakker direkte med en toppleder med oversikt over budsjettet. Ikke stole på ord til munn. Spør kilden din detaljerte spørsmål og be om at hun prøver å ikke "spinne" eller suge detaljer. Sørg for å ta detaljerte notater.
Din snakkepapir vil bestå av en serie punktposter, hver med en eller flere setninger som følger den. Det er ikke behov for en introduksjon eller annen tekst. Tittel det: "Informasjon for offentlig." Ikke merk ditt snakkepapir som "konfidensielt". Du prøver ikke å skjule noe, og informasjonen på snakkepapiret er for allmennheten.
Begynn med fakta: hvem, hva, hvor og når. Sett deg selv i skoene til en person uten kjennskap til din virksomhet eller organisasjon, dens historie eller nylige aktiviteter. Din første punktpunkt bør bare angi fakta om situasjonen. For eksempel: "Den 1. juli vil selskapet X kutte 30 prosent av sin innenlandske arbeidsstyrke ved planter i Oregon og Idaho." Denne grunnleggende informasjonen er gitt i snakkepunktene, slik at de som leverer informasjonen ikke tilfeldigvis gjør en feil i feilen, noe som fører til forvirring.
De neste par kulene skal gi mer detaljert informasjon om prosessen eller aktiviteten. Hvis snakkepapiret ditt svarer på en negativ hendelse, kan du dele positiv informasjon, men ikke forsøk å undergrave negativene. Media og publikum vil ha informasjon om detaljene. For eksempel: "Hva er prosessen for å varsle arbeidstakere når de blir sagt opp? Vil det være avgangsvederlag eller omskoling?" Prøv å forutse disse spørsmålene og få svarene klare. Husk at ordlyden du velger for hvert av disse punktene, blir gjenbrukt av de som leverer nyhetene.
De endelige kulepunktene i snakkepapiret bør fokusere på den viktige meldingen du vil at høyttaleren skal forlate. Dette kan være et nøkkelfaktor, en plan eller en visjon. For eksempel: "Vi er lei av problemene vi kjenner familier vil møte som følge av denne beslutningen, men er håpfulle med det økonomiske utvinningen at disse vil være kortsiktige kutt." Ikke, i alle fall, ta med i dine snakkepunkter papirpunkter du ikke vil at talsmannen skal gjøre. Snakkende poeng er ikke private dokumenter og kan leses av media.
Når du har fullført ditt snakkepapir, møt de involverte og med ledende ledere i din organisasjon for gjennomgang. Ta med eventuelle tilbakemeldinger og utvikle en distribusjonsliste som inkluderer de som sannsynligvis blir bedt om å snakke eller dele informasjon med publikum. Dette kan inkludere utøvende eller leder involvert, en talsperson, andre involvert i kommunikasjon i din organisasjon og medarbeidere med roller som involverer publikum.
Tips
-
Vær ærlig og klar. Hold poengene dine korte. Færre poeng er bedre. Høyttalere kan bare huske noen få poeng av gangen.
Advarsel
Legg aldri informasjon i snakkespørsmålene du ikke vil bli offentliggjort. Ikke overstyr den positive.
