Du kan ha en god ide for et verdig prosjekt, men det kan ikke gå noen steder hvis rapporten du har forberedt på å støtte banen din, er ulest. En oppsummering sammenlikner rapporten til en kortfattet oversikt, som gir den viktigste informasjonen til forkant - bokstavelig talt. Det er et eget dokument som følger med rapporten, plassert rett foran.
Vinn over publikum rett ved starten
Det endelige målet med et sammendrag er at det vil vinne over publikum før leseren selv kommer til rapporten eller hvis han ikke vil lese hele greia. Det bør ikke overstige 10 prosent av lengden på rapporten din, og i alle fall ikke mer enn 10 sider. Du vil at leseren skal kunne komme igjennom den uten å investere mye tid som han kanskje ikke har til rådighet. Gjør din skriving så overbevisende som mulig, fordi dette kan være din eneste sjanse til å oppgi saken din hvis publikum ikke leser på detaljene i rapporten. Din hver setning har verdi - hver skal pikere leserens interesse.
Fremhev hovedpoengene
Skriv din rapport først. Når du leser det over, gjør du oppmerksom på den viktigste informasjonen i hvert avsnitt. Du vil bruke en liten del av sammendraget ditt til hver av de seksjonene som allerede finnes i rapporten. Seksjonene skal vises i samme rekkefølge, slik at leseren din lett kan finne mer grundig informasjon hvis han er interessert. Gi et punktum eller få setninger - maksimalt et avsnitt - til hvert avsnitt, og forklar informasjonen du har valgt for å markere. Unngå å gjenta de samme uttalelsene du har gjort i rapporten - legg et nytt snurr på informasjonen.
Vurder din forretningsidé
Avhengig av prosjektet ditt, vil delene av rapporten din - og i tillegg, sammendraget ditt - avvike. Du vil begynne med en introduksjon og en slutt med en konklusjon, som begge skal tjene som bookend salgssteder. Men kjøttet i rapporten og sammendraget vil bli dedikert til ditt spesifikke prosjekt. Hvis du for eksempel ber om finansiering for et prosjekt, vil rapporten inneholde en seksjon som gir informasjon om bedriften din og en oppgaveoppgave, som begge skal reduseres til noen få linjer i sammendraget. En annen del av rapporten kan være dedikert til en finansiell oversikt. Bruk sammendraget ditt til å gi bunnlinjen tall uten detaljer og angi hvilken finansiering du trenger fra leseren din.
Hvis målet ditt er å markedsføre et nytt produkt, bør rapporten inneholde en beskrivelse av markedsundersøkelsen og funnene dine, så tilskudd en del av sammendraget ditt for å trimme denne informasjonen ned til klarbar lesbarhet også.
Fremmer en policyidee
Hvis prosjektet ditt innebærer å gjøre endringer i politikken, kan rapporten inneholde en forklaring på problemet ved hånden, forslagene dine, forskning som hjalp deg med å komme frem til dine forslag og hensyn til implementering.Du trenger ikke å inkludere en seksjon som fremhever din økonomi, men det bør fortsatt adressere kostnadene dersom endringen din kommer til å innebære noen utgifter til firmaet eller institusjonen. Oppgi forventet dollarbeløp i sammendraget og tilgi en setning eller to for å forklare hvorfor det er så viktig at selskapet gjør disse utgiftene. Du kan også lage forslag til hvor finansieringen kan komme fra.
