En forespørsel om forslag (RFP) er et dokument der du oppfordrer entreprenører til å by på arbeid du vil utføre. Det skisserer detaljer om oppgaver, kvalifikasjoner som kreves, kontraktsbetingelser, innleveringsfrist og instruksjoner om hvordan man skal svare. Du sender vanligvis et intensjonsavtale noen uker før det faktiske svarforslaget til RFP. Dette gir RFP-utstederen en ide om hvor mange svar som kan forventes. Selv om du kan finne kvalitets RFP og intensjonsavtale maler på nettet, er det lurt å først undersøke eksempler på hvordan du skal svare og hva du skal inkludere eller gå ut av.
Dekkipher Detaljer
Før du svarer på en RFP, les den grundig. Til slutt bør svarforslaget inneholde detaljer om hvordan du skal produsere resultater som oppfyller kravene. Vær forsiktig hvis RFP-kravene ikke tydelig angir ønskede funksjoner eller er tvetydige på noen måte. Du vil ikke finne deg selv mangelfull i å oppfylle kravene ved prosjektets slutt. Se etter beregninger som definerer hvordan samsvaren din blir målt. Vurder straffen for manglende overholdelse og veie risikoen. Forstå hvordan en eventuell kontrakt vil bli dokumentert, overvåket og klart å håndheve avtalen. Hvis utstederen er åpen for spørsmål, ta kontakt med dem for å løse alt som er uklart. Deretter kan du sende din intensjonsavtale med tillit.
Grunnleggende eksempel og oversikt over en RFP-intensjonsavtale
Når du har bestemt deg for å svare, send straks en RFP-hensikt til firmaet som utsteder RFP som sier at du planlegger å sende inn et forslag. Dette sikrer at du mottar oppdateringer eller endringer i den opprinnelige RFP. Ikke svar med et håndskrevet brev eller bruk e-post med mindre det er uttrykkelig opplyst om det. Begynn brevet ditt ved å angi hvorfor du er interessert. Bekreft fristen. Ta med kontaktinformasjonen din. Som et eksempel på kroppen i brevet kan det være så enkelt som:
"Vi vil gjerne angi vår interesse i referert Forespørsel om forslag (RFP) og bli varslet om eventuelle oppdateringer før vi sender inn på den nødvendige datoen."
Du kan selvfølgelig ta med flere detaljer. Unngå å stille klare spørsmål, som kan gjøre din hensikt tvetydig.
Hva om en tid å forhandle?
Prisforhandlingene starter vanligvis senere, for eksempel i det første budetrinnet, hvis du lager shortlisten. Du kan imidlertid velge å inkludere et avsnitt eller to i intensjonsavtalen, som beskriver prosjektets finansieringsbehov. Men vær oppmerksom på at å ta opp økonomiske forhold for tidlig i prosessen kan påvirke din sjanse til å score en kontrakt.
Send det trygt
Du vil sørge for at brevet kommer fram; send det via sertifisert post slik at du får kvittering med leveringsrekord. (Denne posttjenesten i USA tilbyr denne tjenesten for en lav avgift, se deres nettside for gjeldende priser.) Du kan også spore leveringsinformasjon online. Du bør da være klar til å skrive ditt faktiske forslag om å definere kontraktsrettighetene og forpliktelsene.
