Flytting av et helt kontor krever mange mennesker, stramme frister og meget spesifikke krav. Ved hjelp av prosjektledelsesverktøy, som prosjektet charter, kan balansere forventningene til prosjektets interessenter og evner i prosjektgruppen din: Ved å definere omfanget ditt tidlig kan du opprettholde integriteten til prosjektet ditt og sette rimelige, oppnåelige mål. Mens de fleste chartermaler er designet for bygg- eller programvareprosjekter, tar det bare noen få tilpasninger for å få dem til å jobbe for flyttingen din.
Forklar forretningssaken din. Ta med grunnene til flyttingen, for eksempel: regulatoriske, økonomiske eller ekspansjonsbegrensninger. Navn prosjektsponsor og prosjektleder. I tillegg introduserer dokumentet og dets struktur.
Definer prosjektets omfang. Dette er den viktigste delen i charteret ditt: Vær veldig spesifikk. Oppgi om teamet ditt er ansvarlig for å tilordne nye kontorlokaler for folk, koble til kommunikasjonsnettverket, etablere anleggsplaner eller bare flytte møbler.
Liste interessenter, lagmedlemmer og ansvar. Interessenter bryr seg om prosjektet er en suksess, men kan eller ikke utfører prosjektoppgaver. Inkluder både interne og eksterne lagmedlemmer, som for eksempel flyttefirmaer eller verktøypersonell, som vil være nødvendig for å fullføre flyttingen. Fastslå hvilke lag som er ansvarlige for hver komponent som er oppført i omfangsdelen.
Lag en tidslinje på høyt nivå for dine prosjektleveranser. Prosjektplanen din vil definere bestemte datoer, men bruk dette rommet for å gi interessentene en generell ide om hva du kan forvente. De vil skrive av på dine estimater, så vær så realistisk som mulig.
Oppsummer prosjektrisiko og avhengigheter. Et stort prosjekt vil ha et eget risikostyringsdokument, men du bør fremheve eventuelle kjente faktorer som kan forsinke eller spore flyttingen. Disse problemene kan inkludere mislykkede inspeksjoner, skade på eiendeler underveis eller sent nettverksteknikker, for eksempel.
Få pålogget ditt prosjekt. Din charter skal konkludere med en liste over eventuelle tilleggsdokumenter som skal opprettes som en del av prosjektplanleggingen. Gi plass til alle interessentene som er definert i Trinn 3, for å formelt logge av på prosjektet ditt.
Tips
-
Gjenta den tradisjonelle delen "Testing" i en programvareprosjekt for å gjøre en kvalitetssikringstest på den nye plassen, for eksempel: Fungerer sikkerhetssystemet, er alle telefonutvidelsene rutende, blant annet. Hold eksterne lagmedlemmer oppmerksom på når du oppretter prosjektavhengigheter. For eksempel kan skrivebordene ikke flyttes før den nye teppet blir installert.
