Moderne kontorsteknologi gjør premissene til kontoret selv mindre relevant som Internett-tilgangsdekning og ytelse forbedres. Det moderne kontormiljøet handler mer om hva du kan gjøre i motsetning til hvor du gjør det. Ny teknologi endrer omfanget av det som regnes som et kontor. Kontorer anvender uunngåelig nyere teknologier som får mer arbeid med færre mennesker, og det er press for å beholde et moderne, profesjonelt bilde ved å holde seg oppdatert på de nyeste teknologiske trender.
Sparer tid gjennom effektivitet og automatisering
Ved hjelp av moderne kontorteknologi bruker arbeidere mindre tid på rutinemessige oppgaver, noe som frigjør dem for flere prosjekter. Datamaskinfaglige arbeidstakere undersøker datautomatiseringspraksis, og reduserer tid brukt på hyppige, repeterende oppgaver. For eksempel sparer ansatte tid på å formatere dokumenter ved hjelp av maler. Noen kan eksponentielt forbedre effektiviteten ved å dele en mal med andre arbeidstakere via ekstern servertilgang, skylagring og e-post hvor som helst der det er mobildekning. Tjenester som Google Disk, iCloud og Microsoft Azure er praktiske løsninger for organisering og deling av ofte brukte maler, delte regneark og arbeidsrelatert dokumentasjon. Organisert cloud deling eliminerer behovet for en datadeling mellomperson.
Stedet er irrelevant; Sparing er delt
Jobb som involverer en arbeidstaker som sitter på en datamaskinsterminal hele dagen, trenger vanligvis ikke gjøres på et bestemt sted. Nye kommunikasjonsteknologier gjør ikke bare arbeid hjemmefra og veien mulig, men sømløs. Hvis du gjør jobben din på en bærbar PC, kan du gjøre det samme fra kontoret din eller bordet på et hotellrom. En ekstern arbeidsstyrke bidrar til fordel for arbeidsgiver og ansatt. I henhold til Business Week, spare bedrifter oppover på $ 8000 i året for hver telekommutør. Telekommuting muligheter utvide virksomhetens kandidat basseng fordi plassering er ikke en stor avtale. Telekommuterende ansatte kan vesentlig spare på transportkostnader, spare tid hver dag ved ikke å pendle og ha et lettere familieliv for tiden jonglering.
Kommunikasjonsalternativer fortsetter å vokse
Lagging, pixelated online video chats i konferanserommet er en ting fra fortiden: bredbånd og mobile Internett-tilkoblinger er raske nok til å håndtere samtidige videostrømmer uten å knytte folk til fysiske steder. Videokonferanse-tjenester som Skype fungerer godt for å holde møter uten å ha deltakere i samme bygning. Sosialmedier er en alternativ avenue for kundekommunikasjon: en sterk sosial media-tilstedeværelse kan gå langt i retning av å styrke bunnlinjen. I tillegg reduserer teknologi som VoIP kostnader ved å kvitte seg med behovet for fasttelefoner. Clinging til gammel teknologi for lenge kan føre til problemer. For eksempel har matbestillingstjenesten GrubHub slått seg med sine restauranter som fortsatt mottok ordrer på faksmaskiner.
Praktisk data redundans
Kontorbranner, jordskjelv og feil på harddisken kan forårsake ødeleggelse på et kontorrekord. Data redundans gjennom sky tjenester og ekstern lagring kan spare en bedrift mye hjertesorg og penger. Lagring av data på en ekstern server gjør det også praktisk for arbeidstakere å dele massive mengder informasjon uavhengig av sted. For eksempel kan medisinske fagfolk bruke massive databaser av pasienthistorie til å studere plager og utvikle nye behandlinger. Cloud- og serverdatabaser kan også spare penger ved å konsolidere produkter og tjenester.
