KPI er "nøkkelindikatorer". Disse indikatorene er målere som hjelper de i bedriftsledelsen å finne ut hvor nær (eller langt) selskapet eller avdelingen er fra å nå et forutbestemt mål eller sett med mål. Skrive KPI kan hjelpe en leder og ansatte se hva som fortsatt må gjøres og motivere dem til å oppnå disse målene. Prosessen med å skrive KPIer i seg selv er ikke vanskelig. Men å skape KPIer som vil være effektive, krever overveielse.
Skriv KPIer som kortfattede, individuelle dokumenter. Hver KPI skal svare til en bestemt kategori, avdeling eller prosjekt. For eksempel kan en KPI skrives rettet mot kundetilfredshet, mens en annen kan rettes mot overheadkostnader.
Start KPI-dokumentet med en overskrift som definerer formålet med KPI. Hold det så kort, men spesifikt som mulig. En eller to setninger er tilstrekkelig. For eksempel kan en KPI for kundetilfredshet ha overskriften "Øk kundetilfredshet."
Oppgi formålet med KPI. Det er viktig for både ledelse og medarbeider å vite hvorfor de burde strebe for å nå et bestemt mål, eller hvorfor denne ytelsen måles. Forklar kort hvordan å nå det fastsatte målet eller loggetiden brukt på en handling, vil være gunstig.
Angi hvordan KPI skal måles. Inkluder frekvensen av målinger så vel som hvor lang tid det vil oppstå. Hvis du for eksempel skriver en KPI om kundetilfredshet, kan du kanskje gjennomføre en telefonundersøkelse som oppstår etter hvert samtal, og vil foregå over en 3-måneders periode.
Angi et målmål. Bestem et mål som er kvantifiserbart og målbart. Den skal gi det ønskede resultatet, for eksempel en viss prosentandel innenfor en bestemt tidsperiode.
