Ingen forretningsdrift er perfekt. Sjansen er, på et tidspunkt i karrieren din, kan du støte på et problem som må løses med et høyere nivå av ledelse. Mange selskaper oppfordrer bruken av klagerapporter som den riktige metoden for å formelle en klage. Disse rapportene brukes vanligvis til å adressere utilfredsstillende transaksjoner eller forhold knyttet til et selskap. Å skrive en klagerapport riktig er nøkkelen til å få bekymringen din hørt og problemet løses.
Adresse bakgrunnen til situasjonen. Gi nøkkelinformasjon som din posisjon og din grunn til å skrive. Oppgi grunnen til din misnøye med omtanke.
Følg bakgrunnen med en mer detaljert beskrivelse av problemet. Rapporter objektive fakta. Beskriv de resulterende effektene av problemet.
Kommuniser hva du anser som en tilfredsstillende løsning. Forklar hva du forventer at den andre parten skal gjøre for å rette opp situasjonen.
Legg til en advarsel hvis du føler at det er nødvendig. Du vil kanskje kommunisere konsekvensene dersom den andre parten ikke deltar i å løse problemet. Dette trinnet er valgfritt, basert på forholdet til den andre parten og alvorlighetsgraden av problemet.
Slutt med en høflig konklusjon som uttrykker din optimistiske utsikt mot situasjonen. Kommunisere en følelse av å ha lyst på å løse problemet for å kunne være til nytte for begge parter.
Tips
-
Husk å bruke høflighet gjennom brevet. Avstå fra å fornærme den andre parten eller høres fiendtlig.
