Enkelt sagt er en direkte rapport en ansatt som forvaltes av og rapporterer til noen andre umiddelbart opp kommandoen i organisasjonsstrukturen. Dermed kan du bruke det dumme uttrykket "den direkte rapporten rapporterer direkte" for å definere begrepet. Direkte rapporter svarer ikke bare til en leder eller veileder, men kan også okkupere ulike myndighetsstillinger selv, avhengig av organisasjonsstrukturen til virksomheten eller byrået.
Tips
-
En ansatt som rapporterer til noen andre er en direkte rapport. De kan også ha ansatte som rapporterer til dem, hvem vil være deres direkte rapporter.
Organisasjonsstruktur
Mange selskaper tildeler myndighets- og ansvarsområder i en rangordnet ordning for stillinger. Et enkelt hierarki for en liten detaljhandel kan for eksempel bestå av eier, daglig leder og salgsforbindelser. I denne strukturen er salgsforetakene direktørens direkte rapporter, mens daglig leder rapporterer til eieren.
Større selskaper, spesielt konglomerater og multinasjonale selskaper, har flere nivåer i organisasjonsstrukturen, ofte med flere avdelingshoder på samme nivå som styrer separate grupper av direkte rapporter. Det er ikke uvanlig at toppledere alle har bære tittelen som visepresident, for eksempel operasjonsdirektør, vice president for salg og finansdirektør. Selv om visepresidentene ofte har flere direkte rapporter, ansatte direkte underordnet dem, blir de også betraktet som direkte rapporter fra presidenten eller konsernsjefen.
Tips om å administrere direkte rapporter
Effektivt å håndtere direkte rapporter krever at hver person på laget skal kjenne sin rolle og ansvar for å oppfylle de overordnede målene for selskapet. Å oppnå dette, åpen og direkte kommunikasjon er en nødvendighet, som sørger for at hver ansatt føler seg verdsatt.
Kjenn Staff
University of California, San Francisco Human Resources Department anbefaler fire viktige tiltak for å la dine direkte rapporter vite at du verdsetter dem. Først må du kjenne til hver direkte rapport - hvilke fritidsaktiviteter du liker, eventuelle arbeidsplassproblemer, og hva som hver forventer av deg som leder. For det andre, vedta en lederstil som passer deres behov som bidragsyter til teamet ditt. Tredje, velkommen medarbeiderbidrag og engasjere dine direkte rapporter i beslutningsprosesser som påvirker deres rolle. Til slutt, gi dem verktøyene de trenger for å lykkes i sine individuelle roller og som lagmedlemmer.
Kjenne godt arbeid
Som Kristi Hedges skriver i en 2011 Forbes artikkel, "Fem ting å aldri si til dine direkte rapporter," er det viktig at direkte rapporter blir anerkjent for kvalitetsarbeid. I tillegg sier Hedges - en lederutviklingskonsulent, bedriftseier og utøvende coach - at du aldri bør sammenligne en medarbeider du overvåker med deg selv i en tidligere rolle. I stedet la medarbeideren gjøre sin jobb uten å hoppe inn for å vise at du kan gjøre det bedre.
Administrere direkte rapporter eksternt
Rebecca Knight, en Wesleyan Universitetslærer og frilansjournalist, intervjuet eksperter for å få tak i å administrere direkte rapporter eksternt. Knight beskrev konsensusen i sin rapport fra Harvard Business Review i 2015, "Hvordan administrere eksterne direkte rapporter" som ledere skal gi klare detaljer for å rette rapporter om hva som forventes av ham, og hvor ofte og via hvilke måter skal han kommunisere med sjefen. Besøk de direkte rapportene regelmessig og bli kjent med arbeidstakerens arbeidsmiljø.
