Prosjektstatusrapporter styrer dokumenter for alle som prøver å administrere et prosjekt, enten det er en enkeltpersonlig jobb eller en som involverer hundrevis av mennesker over flere steder. Prosjektstatusrapporten tjener som en kortfattet oppsummering av prosjektets fremgang, forventet sluttdato og hvilke tiltak det er tatt på siden den siste prosjektstatusrapporten ble samlet. Det hjelper ledere med å holde oppgaver på sporet og identifisere problemer tidlig nok til å generere meningsfulle løsninger.
Prosjektoppsummering
En statusrapport for prosjektet starter vanligvis med en kort beskrivelse av de viktige elementene i prosjektet. Dette avsnittet eller blokket identifiserer prosjektets navn, datoen for rapporten, hvem som er ansvarlig for prosjektet eller dets administrerende avdeling og en redegjørelse for prosjektmålet. Det kan også inneholde kontaktinformasjon, for eksempel telefonnumre eller e-postadresser til de viktigste prosjektgruppemedlemmene. Denne delen er usannsynlig å forandres mye i løpet av prosjektet og blir ofte kopiert fra en statusrapport til den neste med bare datoen oppdatert.
leveransen
En del som beskriver prosjektresultatene er nøkkelen til en prosjektstatusrapport. Dette avsnittet bør vise resultatene og gi sin nåværende status i et ord eller to. For eksempel kan et produktlanseringsprosjektbilde ha slike leveranser som utskriftsreklame, leverandørlanseringsfest, messeshowdisplay og prisarkskaper. Ved siden av hver leveranse, bør prosjektlederen skrive slike ting som "komplett" eller "bestilt" eller "på skriveren". Dette fungerer som en oppsummering av prosjektet med de mer detaljerte oppgavene som er oppført i tidslinjeseksjonen.
Tidslinjer
Oppgavens tidslinje er elementet i en statusrapport for prosjektet som ofte får mest mulig granskning. Denne delen skal detaljere arbeid som ble fullført siden den siste prosjektstatusrapporten, hvilket arbeid som skal foregå i neste periode og datoer når oppgavene forventes å bli gjennomført. Mange prosjektstatusrapporter presenterer dette i et rutenett med datoer gitt for forventet fullføring og faktisk gjennomføring. Mange prosjektledere velger å fargekode denne delen med forskjellige farger som representerer oppgaver som er på skjema, i forkant av timeplanen, etter planen, fullført eller på vent.
Notater, anbefalinger og forklaringer
Prosjektstatusrapporten må også liste eventuelle røde flagg, endre forespørsler eller utfordringer som prosjektet står overfor. Dette er et sted å liste hvor flere ressurser kan være nødvendig, eller hvor leveringsdatoer skal endres. Denne delen kan også rapportere hvordan uventede hendelser har påvirket prosjektet, for eksempel programvareproblemer, sen levering fra en leverandør eller defekte forsyninger. Noen prosjektledere vil skille denne delen fra rapporten og oppgi den i et diskret dokument som de legger til i prosjektstatusrapporten.
