Målet med en konferansebrosjyre er å tiltrekke delegater til en hendelse og gi dem beskjed om konferanseplanen. Brosjyren bør derfor inneholde informasjon om arena, høyttalere, reisearrangementer og andre viktige fakta. Kopien skal være klar, informativ og overbevisende, oppfordrer leserne til å reservere sine plasser slik at de kan ha personlig eller profesjonell fordel. En introduksjon fra en fremtredende høyttaler eller toppleder gir en nyttig oversikt over arrangementet, samt en velkommen til potensielle delegater.
Målgruppe
Konferansearrangørene retter sine arrangementer til bestemte grupper, så finn ut mer om målgruppen for å sikre at brosjyren gir relevante fordeler. Publikum kan være like mangfoldig som lærere, seniorledere fra bilindustrien eller medlemmer av publikum som er interessert i country musikk. For å finne informasjon om publikum, spør arrangører for publikumsprofiler av tidligere hendelser. Arrangørene undersøker deres publikum, ber om demografisk eller forretningsinformasjon, og publiserer profiler for å demonstrere kvaliteten på hendelsene deres til delegater, presentatører og sponsorer.
Fordeler for delegater
Brosjyren må gi delegater med sterke fordeler for å delta. Bedriftsdelegatene må kunne rettferdiggjøre fridatt arbeid, og private deltakere vil vite at de vil få verdi for å bruke egne penger. Identifiser fordelene for målgruppen. Konferansen kan gi en unik mulighet til å høre verdensberømte høyttalere, se demonstrasjoner av de nyeste produktene eller forbedre ferdighetene ved å delta i treningsøkter av høy kvalitet. Fordelene kan være mindre håndgripelige, for eksempel muligheten til å samarbeide med andre mennesker i en bransje, kanskje med et øye med å lande en jobb eller gjøre et salg.
Logistisk informasjon
Omfattende informasjon om konferanselogistikk er viktig. Ifølge American Conference Institute dekker spørsmålene ofte av konferansedeltakere temaer som registrering og betaling, reiser og catering arrangementer, innkvartering og avbestillinger. For å gjøre det enkelt for leserne å registrere seg for arrangementet, ta med hele registreringsinformasjonen. Sett ut kostnadene for å delta, inkludert eventuelle rabatter for tidlig registrering. Gi kontaktinformasjon til lesere som kanskje trenger mer informasjon og la delegater vite når de vil motta velkomstpakker.
Konferanseprogram
Sett konferanseprogrammet opp med rutetabeller og detaljer for hver sesjon for å hjelpe delegatene til å planlegge sin tid på konferansen. La delegatene vite mer om formatet på konferansen, som kan inkludere presentasjoner, rundbord, workshops og utstillinger. Biografier av presentatørene hjelper delegatene til å velge de øktene de vil delta på, og angi status eller kvalitet på arrangementet.
Opprettholde kommunikasjon
Konferanse brosjyren er bare ett element i et pre-konferanse markedsføringsprogram. Ifølge Inc. bidrar innlegging av informasjon og hendelsesnyheter på sosiale medier til å opprettholde interessen når hendelsen kommer nærmere. Kunngjøringer om ekstra høyttalere eller spesielle arrangementer kan for eksempel skape en buzz rundt arrangementet og redusere risikoen for at delegatene slipper ut.
