Datateknologi kjører oss inn i en tid med elektronisk lagring. Virksomheter av alle slag er trending i retning av det papirløse kontoret i et forsøk på å redusere kostnadene og øke effektiviteten. Til tross for denne økende vekten på datastyrt data, er mye av virksomheten som er utført, fortsatt avhengig av lagring av papirkopier. Beslutningen om å bruke side- eller vertikale filer i et kontormiljø er avhengig av en rekke faktorer.
Historisk arkivering
Gjennom årene har behovet for rekordføring økt med befolkningsvekst og fødsel av nye virksomheter. Professjoner som lov og medisin krever fullstendige og nøyaktige skriftlige oversikt over klientforhold. Produsenter og forhandlere stole på kundefiler for direkte salg og rekordkjøp. Tidligere har behovet for dokumentlagring skapt industritykker for selskaper som streber etter å møte en rekke arkiveringsbehov. Dokumentplassering på arbeidsplassen har utviklet seg fra stablede papirer på hyller og i cubby-hull til godt gjennomtenkte arkiveringssystemer tilgjengelig fra mange produsenter.
Vertikale arkiveringssystemer
Vertikale skap er de eldre av de viktigste arkivskapene i populær bruk. De kan være laget av tre eller metall og er tilgjengelige med to, fire eller fem skuffer. To-skuff filer blir produsert for å matche standard skrivebord høyder som et spørsmål om arbeidskompatibilitet. Fem skuffe vertikale filer er typisk 60 tommer høye og er ikke vanlig brukt i arbeidskontorer fordi de øvre skuffene er for høye for enkel tilgang. De brukes i masselager områder hvor plass er til en premie. Vertikale filer leveres i to grunnleggende skuffstørrelser for å imøtekomme standardbrev og juridiske størrelsesdokumenter.
Lateral Filing Systems
Laterale filer gir noen forskjellige fordeler over vertikale filer. De kan ta imot både brev- og juridisk størrelse dokumenter. Sidefiler gir vanligvis så mye som en tredjedel mer arkivlokale enn vertikale arkivlapper. Fordi de er tilgjengelige i skrivebordshøyder, tjener de to formål med fil og credenza. Begge skuffene er lett tilgjengelige mens du sitter. Når arbeidsstasjonen krever klar og gjentatt tilgjengelighet av bestemte filer, er lateralfilen en ideell arkiveringsløsning. På grunn av denne funksjonen er de det foretrukne arkiveringssystemet for ledere og fagfolk.
Arkiveringstips
Ved å velge filskap for virksomheten din, må du nøye vurdere hvordan filene skal brukes og av hvilket personell. Innvendige salgsrepresentanter eller teknisk støtte folk som trenger rask tilgang til dokumenter, vil best bli servert med laterale arkiveringssystemer. Det er best å konsultere arkivering fagfolk før det gjøres en forpliktelse til enten lateral eller vertikal arkivering. Store kontorutstyrsleverandører har utdannet medarbeidere tilgjengelig for å anbefale den mest effektive typen innlevering for et gitt næringsliv. De vil tilby planlegging og layout ordninger som en del av salgsprosessen.
Alternativer å vurdere
Rådfør deg med flere kontorleverandører når du vurderer filsystemer for å være sikker på at du får mest mulig ut av pengene dine. Vurder mulige besparelser ved å kjøpe brukte varer fra forhandlere eller på auksjoner. Hvis økonomien er stramt, se på muligheten for å lease arkiveringsutstyret som kreves.
