Gap-analyse identifiserer forskjellene mellom ønskede ytelsesnivåer og eksisterende ytelsesnivåer. En organisasjon utvikler programmer og aktiviteter for å lukke disse hullene. I sammenheng med gapanalyse er risikoen muligheten for at noe vil påvirke suksessen til programmer og aktiviteter. Organisasjoner må identifisere og vurdere effekten av disse risikofaktorene.
Typer av risiko
Risikoer kan kategoriseres som miljømessige, økonomiske eller operative. Miljørisiko inkluderer ting som konkurranse, regulering og økologiske elementer. Finansiell risiko inkluderer renter, valutakurser og kreditt tilgjengelighet. Operasjonelle faktorer er interne for organisasjonen, for eksempel produktlinje, budsjett, produksjonsanlegg, prosesser og menneskelige ressurser. En SWOT-analyse (styrker, svakheter, muligheter og trusler) hjelper til med å identifisere disse risikoene.
Analysere risiko
Risiko er de faktorene som påvirker evnen til en organisasjon eller prosjektgruppe for å oppnå ønskede ytelsesnivåer. Risikokriterier definerer akseptable risikonivåer. For eksempel kan miljørisiko toleranse være lav, mens ledelsen kan tolerere økonomisk risiko for å maksimere avkastning på investeringen. Hver aktivitet eller prosjekt, utformet for å lukke et ytelsesgap, vurderes ut fra disse risikokriteriene. Pågående overvåking er nødvendig for å validere risikokriteriene.
Administrere risiko
Risikostyring gir et rammeverk for å ta beslutninger. Det reduserer usikkerheten om å nå de strategiske målene, samtidig som det øker sannsynligheten for suksess. Ledelsen kan ta skritt for å eliminere, akseptere eller redusere risikoen. En gapaktivitet kan ha en lav sannsynlighet for suksess på grunn av mangel på ferdigheter i en organisasjon. Organisasjonen kan redusere risikoen ved å utvikle ferdighetene. Alternativt kan organisasjonen unngå risiko ved å kansellere aktiviteten eller prosjektet. Et tredje alternativ er å godta risikoen og fortsette med aktiviteten ved hjelp av eksisterende ferdigheter.
Lukke hullene
Risikostyring hjelper en organisasjon til å utvikle en omfattende og håndterbar handlingsplan for å lukke ytelsesgapene. Kvantifisering av risikoen gjør at ledelsen kan styre investeringer mot ressurser som trengs for å øke sannsynligheten for suksess, og dermed lukke hullene i ytelsesnivåene. På prosjektnivå kan for eksempel teamet identifisere et mangel på budsjettet som er nødvendig for å oppfylle prosjektleveransen. Teamet kan enten justere leveransen for å møte eksisterende budsjett eller be om ekstra penger for å oppfylle målleveransen.
betraktninger
Risiko er en integrert del av enhver beslutningsprosess. Gap-analyse er et verktøy for å identifisere handlinger som kreves for å oppnå ønskede resultater. Når en organisasjon står overfor flere handlingsplaner og prosjektforslag, krever ledelsen en metode for å vurdere disse alternativene. For eksempel kan et selskap kreve programmer for å oppnå en viss avkastning på investeringen eller for å oppfylle visse økologiske standarder. Et forhåndsbestemt og konsekvent sett med risikofaktorer er viktig for å sikre at programmene vurderes likeverdig. Disse risikofaktorene må kommuniseres tydelig i hele organisasjonen. Ellers kan ansatte og prosjektgrupper føle at de blir behandlet urettferdig.
