En hovedbok er et selskaps formelle hovedbok der alle finansregnskap holdes. Disse transaksjonene foregår i en bestemt regnskapsperiode og brukes til utarbeidelse av selskapets regnskap.
Inngang filer og dokumenter
Kildedokumenter for generaldirektører kan være papirdokumenter eller elektroniske filer. De brukes til å utarbeide en hovedbok og inkluderer regninger for salg, fakturaer, tidskort og lignende dokumenter. Uavhengig av skjemaet er postene avgjørende for å lage en generell hovedbok og må opprettholdes. Revisorer vil granske begge typer dokumenter for å sikre at hovedboken er nøyaktig. Asset-, ansvars-, inntekts- og kostnadsdokumenter er alle inkludert i en hovedbok.
Asset Dokumenter og filer
En ressurs er noe av verdi. Det kan enten være materielt, som en plante eller inventar, eller immateriell, for eksempel goodwill. Omløpsmidler som inventar, kontanter og kundefordringer er viktige for den daglige driften av selskapet. Salgsreglene, bankkontiene og kundefordringer er dokumenter som trengs for hovedboken.
Ansvarsdokumenter og -filer
Forpliktelser er de økonomiske forpliktelsene til selskapet, som er dets gjeld. Kortsiktig gjeld forfaller innen inneværende regnskapsår. De inkluderer elementer som lønn, leverandørgjeld og verktøy. Et langsiktig ansvar er en forpliktelse som forfaller over et år. Hvis et selskap kjøper en bygning som den vil betale for i 15 år, er bare gjeldende års betaling en gjeldende forpliktelse. Balansen er et langsiktig ansvar.
Inntektsdokumenter og -filer
Inntektsdokumenter representerer et selskaps inntjening. En annen termin for inntekt er inntekt. Hvis inntektskilden er enten fra å utføre en tjeneste eller gi en god, er den inkludert i hovedboken. Denne inntektskilden regnes som driftsinntekter. Hvis inntektskilden ikke var selskapets primære aktivitet, som for eksempel å tjene renter på en bankkonto, regnes det som ikke-driftsinntekter. Uansett kilde, kan inntektene enten være kontanter eller en periodisering.
Utgiftsdokumenter og -filer
Utgifter er kostnadene ved å gjøre forretninger. Utgifter tilsvarer selskapets inntekter. Hvis kostnadene er knyttet til virksomhetens hovedvirksomhet, er det en driftskostnad. Hvis det ikke er knyttet til hovedaktiviteten, er det en ikke-driftskostnad. Som i inntekter kan en utgift enten være en kontantutgift eller en periodisering.
