Opprette budsjetter for organisasjoner er en langvarig prosess som krever innspilling av flere avdelinger eller gjennomgangskilder. Å balansere behovene til organisasjonen eller det offentlige byrået med ofte begrensede midler krever en fast beslutningstaking og en gjennomgang av tjenester, avdelinger eller programmer. Et ad hoc-budsjett er et midlertidig planleggingsbudsjett opprettet for budsjettkomiteer eller grupper. Dette budsjettet er ofte foreløpig og brukes vanligvis som utgangspunkt for diskusjoner og justeringer.
Opprettelse
Ad hoc-budsjetter kan utarbeides fra tidligere budsjetter, forelagte budsjettforslag eller faglig økonomisk analyse. Opprettelsesprosessen identifiserer inntektskilder og nødvendige budsjettbehov basert på kontraktsmessige eller etablerte regnskapsposter. Ofte er disse budsjettene tungt notert om hvordan tallene ble avledet og hvor estimater ble brukt. Ad hoc-budsjetter kan utføres rutinemessig som en del av en årlig budsjetteringsprosess, eller kan bli bedt om nødvendig for prosjektplanleggingsbehov.
Må
Gruppeledte budsjetteringsprosesser må ha et grunnleggende budsjett som utgangspunkt. Ad hoc-budsjettet kan brukes til å hjelpe de enkelte budsjettkomitémedlemmer til å forberede møter og diskutere emner med sine respektive avdelinger. Budsjettene må være tilgjengelige for å definere de nødvendige innstrømmene, utgangene og kategoriene som må være tilstede i det endelige budsjettet. Universiteter, ideelle organisasjoner og statlige organer har vanligvis regler som alle budsjetter, inkludert ad hoc-budsjetter, må samsvare med.
Elements
Ad hoc-budsjettene beskriver faste kostnader, kapitalkostnader og variable kostnader. Disse kostnadene er delt inn i kategorier. Inntekter og alle inntektskilder presenteres også etter kategori. Inntekten er en projeksjon av innkommende inntekter som beregnes fra tidligere inntektsfortegnelse. Beregningsmetoden og forutsetningene inngår ofte i et ad hoc-budsjett for å hjelpe komiteens medlemmer til å forstå styrken og svakheten i budsjettet.
Tidsperiode
Et ad hoc-budsjett kan utarbeides for en tidsperiode, men dette er vanligvis diktert av funksjonen den tjener. Felles budsjett tidslinjer inkluderer et regnskapsår for en organisasjon og en prosjektbasert tidslinje for spesielle prosjekter.
dokumentasjon
Et ad hoc-budsjett trenger støttedokumentasjon for ikke-standardiserte formler og eventuelle forutsetninger som er brukt til å beregne de presenterte finansielle totalene. Dokumentasjonen er viktig under budsjettomtaler for å hjelpe svar på spørsmål og drille ned i bestemte kategorier for videre gjennomgang.
