Rapporter er den vanligste metoden for å sprede informasjon i næringslivet. Faktiske rapporter analyserer og beskriver en situasjon og inneholder en stor mengde nøyaktige data. Suksessfulle rapportforfattere vet at skrive rapporten er bare slutten av prosessen. De planlegger sin rapport, de anser dens formål, og hvem skal lese den, og de bestemmer hva de skal sette inn og hvordan man effektivt organiserer det. En velskrevet og godt presentert faktarapport er resultatet av en nøye planlagt prosess.
Identifiser leseren og sett målene
Vurder leserens kunnskap
Vurder hva leseren allerede vet. Vanlige problemer i faktuelle rapporter overvurderer og undervurderer leserens kunnskap. Det er lett å overvelde folk med jargong eller bore dem med forenklet informasjon. Prøv å finne ut hvor mye leseren din allerede vet og kommuniserer på riktig nivå av kunnskap.
Forstå leserens interesser
Tenk på leserens holdning. Leseren kan ha spesielle interesser, liker eller misliker. Forstå hva leseren virkelig ønsker. Lever en rapport som vil appellere til deres holdninger, eller det kan ikke bli lest. Reflektere om personen som leser rapporten vil gjøre det, basert på forutbestemte ideer om innholdet.
Bestem hvilken kunnskap leseren trenger
Bestem hvilken faktisk kunnskap leseren trenger. Vurder hvorvidt du trenger å gi bakgrunnsinformasjon eller definere tekniske vilkår.
Vurder de ønskede fakta
Se på hvilke fakta leseren ønsker å lære. Tenk på hvordan de faktuelle dataene du presenterer, vil levere dette. Noen ganger kan prosessen vise at en rapport ikke er nødvendig i det hele tatt, eller at målet best kan møtes på en annen måte.
Materialer, struktur og stil
Velg materiale forsiktig
Velg materialet nøye. Hold det enkelt og begrunn dine konklusjoner. Forenkle så mye som mulig. Kast bort fremmedlegemer og fokus på det essensielle. Begrunn dine konklusjoner med fakta og angi hvor du fant dem. Bygg fakta inn i et logisk og konsistent tilfelle, slik at leseren din kan komme til de samme konklusjonene.
Planlegg rapportens struktur
Planlegg rapportens struktur. Fakta bør være et sett med retninger som tar leseren til din konklusjon. Begynn med å dele rapporten i store deler. Hvert fag kan deles opp på denne måten. Disse underoppdelingene kan bli overskriftene i rapporten din.
Lag en liste under hver overskrift på alle punktene du vil ta opp og noter informasjonen du trenger for å støtte dem. Ordne punktene i en logisk rekkefølge som oppfyller dine mål.
Bruk en passende stil
Bruk en passende stil. Selv om rapporter følger strenge konvensjoner, er det plass til personlig stil. Effektive rapporter benytter en utkast og redigeringsprosess. Velg terminologi kjent for leseren din. Tekniske vilkår er nyttige for andre spesialister, men vil være forvirrende for andre.
Bruk passende presentasjonsteknikker
Bruk passende presentasjonsteknikker. Rapporter inneholder tabeller, grafer, strekdiagrammer eller andre diagrammer for å presentere data.
Følg konvensjonene for rapportskriving
Forbered en tittelside
Forbered en tittelside. Dette inneholder vanligvis tittelen, undertekstene, datoen, forfatterens navn og stilling i selskapet. Det vil også indikere hvem som mottar den faktuelle rapporten. Det kan også ha et referansenummer eller annen form for klassifisering.
Skriv et sammendrag
Skriv et sammendrag. Dette er spesielt nødvendig hvis rapporten er lang. Det gir opptatt folk kjernen i rapporten uten at de må lese alt. Et attraktivt sammendrag kan motivere folk til å lese hele rapporten.
Inkluder en innholdsside
Inkluder en innholdsside. Dette er en egen side som viser hovedseksjonene eller kapitlene, underavsnittene og vedleggene. Den gir også sidetal og skal indikere forholdet mellom seksjoner.
Skriv en introduksjon
Bruk en introduksjon for å forklare formålet med den faktuelle rapporten. Dette gir bakgrunnsinformasjon og forklarer hvorfor det er nødvendig. Introduksjonen angir målet med rapporten, menneskene det er skrevet for og omfanget av det.
Organiser rapportens kropp
Organiser rapportens kropp. Dette inneholder dine detaljerte fakta og funn, viser hvordan de ble ankommet og indikerer de påvirkninger du har gjort. Gi dine konklusjoner. Oppsummer de store faktuelle punktene i rapporten og gi en vurdert dom på dem.
Tips
-
Prøv å skaffe kopier av andre rapporter skrevet til den tiltenkte målgruppen. Dette vil gi deg en klar ide om hva som forventes av deg.
