En catering kontrakt er mer enn en diskusjon av mat, drikkevarer og innredning på papir. Faktisk er en cateringkontrakt en lovlig og bindende skriftlig avtale som beskriver serviceforventninger mellom en matleverandør og en klient. En godt skrevet cateringkontrakt gir en klar forståelse av forpliktelser, tidslinjer og betalingsforventninger for begge parter som inngår avtalen. Når du skriver din egen cateringkontrakt, må du sørge for å håndtere alle forventninger til mattjeneste, prosedyrer, avgifter, ansvarsprosesser og leveringsdatoer for din cateringvirksomhet.
Samle viktige kundedetaljer som trengs for å utføre og skrive cateringkontrakten. Skriv ut et skjema som ber om følgende opplysninger fra klienten: Klientens navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse, funksjonens dato og bestemt sted, funksjonens starttid og forventet varighet, og antall gjester som forventes - voksne, barn, og leverandører som fotografer og DJs. Sett inn denne informasjonen i de første avsnittene i kontrakten etter behov, og hold deretter skjemaet for fremtidig referanse.
Inkluder en detaljert kostnadsfordeling av mat og andre tjenester levert av cateringfirmaet. For å unngå misforståelser mellom cateringfirmaet og kunden, gi følgende informasjon: et forhold mellom ansatte og servere til gjester, menyen og typen tjeneste som tilbys (buffé, sittende middag eller en kombinasjon av tjenester) timepris for ansatte, typen drikkevarer som serveres og andre relevante hendelsesdetaljer, samt estimert total kostnad for arrangementet.
Oppsummer alle kostnader for mat service per person, utleie, inkludert leie av anlegg, oppsett avgifter, opprydding avgifter, overtid avgifter, porsjonsstørrelser, gebyrer for ekstra gjester og kriminelle konto kostnader. Legg også merke til spesielle tjenester, for eksempel flammende matvarer eller konstruksjon og helling av champagne toppene, og eventuelle tilknyttede avgifter. Hvis kunden forventer å levere alkoholholdige drikkevarer, bør kontrakten legge merke til eventuell korkavgift.
Sett inn en avtale i kontrakten som inkluderer alle ovennevnte kostnader, samt skatt og drikkepenger. Samme klausul bør inneholde en betalingsplan. Standard catering kontrakter inkluderer en nedbetaling eller beholder avgift for å dekke grunnleggende matkostnader og initiere avtalen. I tillegg forventes endelig betaling av estimert pris senest tre virkedager før arrangementet - den nøyaktige datoen skal spesifiseres i kontrakten. Angiv også en dato kort tid etter arrangementet for endelig oppgjør av avgifter som ekstra gjester, overtid, brudd osv. Kontrakten din bør tydelig angi retningslinjene dine for akseptable betalingsmåter, for eksempel kontanter, kredittkort, sjekk eller sertifiserte midler, for din catering tjenester.
Hendelsesinformasjon kan endres uventet, og du bør forhandle vilkår for refusjon eller kansellering av cateringavtalen. Inkludert en klausul som beskriver avtaleavtalen beskytter cateringforetaket og kunden fra løpende ansvar og avgifter. Bestem vilkårene for tilbakebetaling av depositumet eller vurderingen av tilleggsavgifter for å bryte cateringkontrakten.
Sett opp de nødvendige trinnene for kontraktbrudd. Før du signerer avtalen, sørg for at begge parter er klar over hvem som er ansvarlig for advokatkostnader i tilfelle en rettssak. Inkluder også et alternativ til å søke mekling for konfliktløsning hvis du ønsker å unngå kostbare juridiske gebyrer.
Tips
-
Unngå trangen til å lage en uformell, vennlig kontrakt. Catering enhver funksjon koster mye tid og penger, og du må være sikker på at du er riktig betalt for maten du gir og tjenestene du utfører. Hvis du for eksempel forsømmer å inkludere en bestemmelse for at klienten skal betale for bartendere overtid og hendelsen går sent, vil bartendere bli betalt overtid, men det kommer til å komme ut av dine midler, ikke kunden.
Advarsel
Hvis kundens sjekke returneres ubetalt av en eller annen grunn, vil banken belaste deg et gebyr. Kontrakten din bør inkludere et gebyr for betalinger som ikke er anerkjent av kundens bank- eller kredittkortselskap.
