Enten du er en ny ideell organisasjon som ønsker å forandre verden eller en liten gruppe som prøver å skaffe penger til skolebanduniformer, kan det være vanskelig å godta og behandle kontantdonasjoner. Velmenende innsamlere må ikke gjøre mye for å komme seg inn i seriøst varmtvann med skattemyndighetene, så bruk tips i denne veiledningen for å spare tid og krefter ved å etablere strenge økonomiske rutiner. Finn ut hvordan du behandler kontantdonasjoner, åpner en kontrollkonto og bruker Internett til å håndtere kontanter gaver, slik at gruppen din kan handle om å hjelpe andre i stedet for å gjenta flere ganger hvordan gruppens innsats blir tildelt.
Åpne en bankkonto i navnet på organisasjonen eller årsaken din. Dette krever vanligvis dokumentasjon, så ta med din charter, vedtekter, vedtekter og andre typer papirarbeid som kan brukes som bevis på organisasjonens oppdrag og prinsipper.
Mandat to signere for alle kontanttransaksjoner med bankkontoen din. Denne "dobbelte signaturen kreves" koster ikke mer å implementere, men det går langt å berolige givere og medlemmer både at organisasjonen din er på opp og ned.
Utkast til en standard "kontant donasjon form" og krever at hver gave giver å fylle ut hver gang et bidrag er gjort. Dette skjemaet skal inneholde navnet på giveren, adressen og annen kontaktinformasjon, et sted for kontantbeløpet, dato, og det bør også stave ut vilkår som donasjonen --- helt eller delvis --- er tillatt som en skatt avskrivning. Legg til en linje for signaturen til personen som godtar donasjonen.
Kvalifiser hver kontantergave for å sikre at den passer i organisasjonens oppdrag. Kontroller at det ikke er noen "strenge" vedlagt, og at det ikke er noen interessekonflikt eller quid pro quo underforstått i bidraget før gruppen din godtar det.
Enig med en standard metode for behandling av bidragskasse donasjoner. Bruk det som kalles et dobbelthånds telling system som krever at minst to medlemmer av gruppen skal være vitne til hver donasjon boks transaksjon. Fysisk kontroll av disse boksene må overvåkes nøye. Hold en detaljert oversikt over tidene, datoene og personene som teller, overfører, deponerer eller på annen måte flytter donasjonsboksen midler.
Angi rapporteringsgrenser for kontantdonasjoner for å skape juridiske sjekker og balanser. Noen grupper krever konsensus før et bestemt beløp kan aksepteres (for eksempel $ 1000) for å sikre at visse spesielle interesser blir overvåket på vegne av gruppen.
Vurder å bruke en tredjepartstjeneste som Pay Pal for å behandle kontantgaver. Ingen nettside er nødvendig (selv om mange klubber finner det enkelt å koble til Pay Pal via en hjemmeside-link) og støttespillere kan skaffe sikre donasjoner fra sine banker eller kredittkort. Papirstien er omfattende og enkel å bruke. Pay Pal kan også sette opp automatiske månedlige abonnementer for hyppige givers.
Sett opp Excel (eller andre databasesoftprogrammer) regneark for å spore alle kvitteringer. Bryt ut kassa donasjoner, sjekker, kredittkort transaksjoner, Pay Pal fortjeneste og ekstrainntektsinntekter for å holde tabs på hvor konsernets penger kommer fra for fremtidige markedsføringsarbeid.
Arbeid med bank eller regnskapsfører hvis medlemskapet ditt ikke inkluderer et medarbeider som er komfortabel med økonomi. Send alltid et takknemm til gavegivere umiddelbart etter at pengene har blitt mottatt. Denne ekstra berøringen, når den sendes i tide, minner giveren av sitt bidrag, taler volumer om gruppens takknemlighet og setter scenen for fremtidige kampanjeappeller.
