Effektivt å produsere produkter av høy kvalitet med fortjeneste og innenfor rammen av lover og forskrifter krever konsistens i drift. Mange bedrifter hjelper seg selv ved å innføre standard operasjonsprosedyrer, eller SOPs, som gir trinnvise anvisninger for å implementere viktige prosedyrer. SOPs bidrar til å sikre nøyaktighet og kvalitetskontroll. De brukes i en rekke selskaper og organisasjoner, spesielt i regjeringen, produksjon, forskning og utvikling, laboratorier og akademia. Fordi enkelte enheter innen bedrifter har mange prosedyrer, trenger de hverandre forskjellige SOP. Så det er nyttig å gi hodene til hver enhet en SOP-mal, som gir et utgangspunkt for å skrive egne prosedyrer og SOP-håndbøker. SOP-maler gir alle viktige komponenter hver prosedyre trenger.
Guide SOP-forfattere til å bestemme hvilken type prosedyre som skal skrives. Malen skal gi dem et enkelt beslutningsverktøy basert på antall beslutninger som må gjøres av arbeidstakere for å gjennomføre prosedyrer. Rådgjøre om at rutinemessige prosedyrer som er korte kun krever at arbeideren gjør noen dommer og kan skrives ut i et enkelt trinn format. For eksempel: Gjør A, B, deretter C. Legg merke til at lange prosedyrer som krever noen få avgjørelser kan bruke et hierarkisk trinnformat, fortelle arbeideren i hvilken rekkefølge prosedyren må gå, og inkluderer ofte subsystemer som må utføres for å fullføre hele oppgaven. Gi eksempler på flytdiagrammer eller infografier for å beskrive prosedyrer som er kompliserte, lange og krever å ta flere beslutninger. For eksempel: Gjør A. Hvis "normal" gjør B, C og D. Hvis "unormal", gjenta A for å bekrefte, og gjør deretter E, F og G.
Beskriv mutrene og boltene for å skrive hver prosedyre. For eksempel bør hver prosedyre ha en tittel, hensikt, omfang og metoder og ansvar for å gjennomføre prosedyren. Oppfordre eller kreve SOP-forfattere å bruke en jevn navngivningskonvensjon for titlingsprosedyrer. Rådgir dem om å bestemme omfanget av prosedyren, for eksempel hvem prosedyren gjelder når, og under hvilke omstendigheter. Du kan også beskrive når du ikke skal bruke hver prosedyre. I delen Metoder og ansvar oppgir du trinnvis protokoll om å utføre en prosedyre. Malen skal gi enkle, korte setninger med handlingsverker.
Gi definisjoner og ressursbehov. Hver prosedyre skal ha en seksjon som definerer vilkårene som brukes i dokumentet og stavemåte noen akronymer. I tillegg skal det fortelle ansatte hvilke dokumenter, utstyr eller annet materiale de trenger for å utføre prosedyren. Henvis til andre relaterte prosedyrer som arbeidsgivere enten må utføre forut for tid eller må være klar over for å fullføre oppgaven. Ikke glem andre viktige komponenter mal må ha. Disse inkluderer effektdato for prosedyren og siste dato prosedyren ble gjennomgått.
Tips
-
Avhengig av din bedrift kan det også være viktig å tildele et sikkerhetsnivå til SOP for å avklare hvilket nivå av myndighet som kreves for å utføre prosedyren. Bruk malen til å også beskrive vilkårene der medarbeideren på en pålitelig måte kan utføre prosedyren på en trygg måte.
Advarsel
Ta alltid med veiledning om helse og sikkerhet eller lovbrudd når det er aktuelt. Gi et sted i malen og bruk metoder for å understreke viktige advarsler, for eksempel fet skrift eller sideboksing av disse meldingene. Beskriv hva som ville skje hvis prosedyren ikke følges eller følges feil, uansett om det medfører personskade, livstab, skade på utstyr, feilprodukter, bøter, rettssaker eller nedleggelse av virksomheten.
