Kontant kvitteringer finner sted når et selskap mottar kontantbetaling fra salget av et produkt. Selskapet kan motta kontanter i ulike former, inkludert kredittkortavgifter, personlige sjekker, forretningskontroller, ACH-bank eller bankoverføringer og kassererkontoer eller postanvisninger.
Tips
-
Kontantkvitteringer er noen form for kontanter som mottas av en bedrift, for eksempel kundebetalinger (via kredittkort, personlig sjekk, kontanter, forretningskontroll, postanvisning, bankoverføring eller bank ACH), fortjeneste ved salg av ikke-driftsmessige eiendeler, renteinntekter, gevinster eller utbytte utbetalt fra investeringer eller royalties.
Motta og registrere penger
Når et selskap har kontantinnskudd, må en regnskapsfører dokumentere innkommende penger og gjøre det ved å bruke en spesialisert regnskapsskrift kalt en kvitteringskonto. Denne journalen tjener til å spore når selskapet mottar kontanter og en regnskapsfører krediterer salgskonto og debiterer kontokontoen. Hvis et salg gjøres på kreditt, for eksempel når et selskap utsteder en faktura og en kunde har 30 dager til å betale regningen, blir dette salget booket i en separat salgstidskrift.
Mange selskaper, som for eksempel restauranter, gjør et stort antall kontanttransaksjoner. En rekke andre regnskapsmessige verktøy hjelper deg med å holde oversikt over kontantinnskudd, for eksempel et daglig kontantark, en kontantutbetalingsjournal, en liten pengefond og periodiske bankavstemming.
For virksomheter som hovedsakelig gjør salg av kontanter, gir det daglige kontantarket en måte for selskapet å spore alle mottatte kontanter og alle kontanter utbetalt. På slutten av hver virkedag kan ledelsen telle den faktiske kontanter, sammenligne den med transaksjonene på kontantarket og deretter foreta en daglig bankinnskudd. På slutten av hver dag er det viktig å forene eventuelle forskjeller mellom totalene og følge opp årsaken. Ofte ble det tatt en liten sum penger for å dekke en diverse utgift, men ble ikke registrert hvor som helst.
Dette grunnleggende systemet gir muligheter til å fange eventuelle svindel som resulterer i manglende kontanter eller feil som resulterer i kontantovertak. En mangel kan også komme fra en transaksjon som du betalte for og glemte å registrere, men kontantarket kan hjelpe deg med å fange dette.
Kontant syklusen
Kontantkvitteringer spiller en viktig rolle i noe som kalles kontantssyklusen, som representerer hvor mye tid mellom når et selskap betaler kontant ut til sine lagerleverandører og mottar penger fra salg til kundene. Bedrifter bruker denne syklusen til å finne ut hvor mye penger de må bruke for å finansiere deres løpende virksomhet, og dette viktige konseptet hjelper også bedrifter med å vurdere krav de kan ha for finansiering. Dette er også kjent som cash-to-cash syklusen.
Bedrifter bruker en beregning for å finne ut antall dager i deres kontantssyklus. Beregningen kalles kontant-til-kontanter beregning, som du kan beregne ved å bruke følgende formel:
Kontant syklus, eller kontanter til kontanter dager = Dagerbeholdning på hånd + Dagers salg utestående - Dager utestående
Kontant syklusberegningen forteller deg hvor mye tid det tar å skifte beholdning til kontanter. Dette er veldig innsiktsfullt for produksjonsbedrifter som må finne ut hvor lang tid det tar å behandle råvarer i salgbar inventar, fullføre salget og samle pengene fra kunden. Dette likviditetsmålet, eller hvor lett selskapet kan gjøre ferdige råvarer til kontanter, kan hjelpe ledelsen å oppdage ineffektivitet i produksjons- og salgsprosessen.
Cash-to-Cash Eksempel
Si at du har et selskap som selger widgets, og inventar har en tendens til å forbli i lageret ditt i ca 40 dager før du selger. Si også at du selger til kundene dine på kreditt, og de betaler deg innen ca 50 dager. Du har regninger som må betales, og du betaler dem vanligvis innen 30 dager, så du har 30 dager av utestående fordringer. Din beregning ville gå som følger:
Kontant syklus: 40 dagers inventar + 50 dagers utestående salg - 30 dager utestående gjeld = 60 kontant til kontanter dager
Du vil konkludere med dette resultatet at bedriften din må ha nok arbeidskapital til å dekke utgifter i 60 dager, siden det tar 60 dager å få kontanter fra din nåværende beholdning og salgsaktivitet.
Denne beregningen kommer til nytte, spesielt når du må omregistrere på grunn av endringer i tidspunktet for dine kvitteringer, når du håndterer stram kontantstrøm i en konkurs-situasjon eller når firmaet ønsker å utforske gjeldsalternativer for å redusere lånekostnadene.
Kontantutbetaling
Kontantutbetalinger, kalt kontantstrømmer, er kontante beløp som forlater selskapet. Noen eksempler er leverandørgjeld, driftskostnader og små penger.
Pengene flyter ut av selskapet og registreres i et kontantutbetalingsjournal. Fra kontantutbetalingsjournalen blir transaksjonene lagt inn i hovedboken, den forpliktende hovedboken og eventuelle andre gjeldsbrev. For eksempel kan du som en forhandler-eier foreta betalinger for å kjøpe ny lagerbeholdning, betale regninger i betalbar leverandør og dekke lønnskostnader.
Produsenter gjør kontantutbetalinger til å betale for råvarer for å skape produkter og å betale for andre produksjonsutgifter. Kontantutbetalingsjournalkontoer mottar debet og kreditter for hver transaksjon, og tidsskriftet viser hvordan totalene påvirker selskapets samlede kontantkontosaldo.
Ved å se på kontantutbetalinger i journalen, kan ledelsen spore hvor mye penger som går ut av selskapet og av hvilken grunn. Kontantutbetalingsjournalen viser også sjekkenummeret for alle utstedte kontroller, noe som gjør det enkelt å lete etter manglende eller problematiske kontroller. I en regnskapsmessig programvarepakke, for eksempel QuickBooks, ser du kanskje kontantutbetalingsjournalen kalt et sjekkregister.
Overskrift av svindel
Regnskapsførere nevner ofte interne kontroller, og disse viktige retningslinjene fungerer som sikkerhetstiltak for å forhindre svindel når det kommer til kvitteringer og utbetalinger. Bedrifter som mangler riktige interne kontroller, kan finne en ansatt som bruker selskapets sjekker til å betale sine personlige regninger eller utføre overføringer til seg selv.
For å sikre at kontantutbetalinger har tilstrekkelige garantier som forhindrer svindel, er det viktig for bedrifter å skille seg opp slik at den samme personen som tillater eller signerer en sjekk eller overføring, ikke har mulighet til å gjøre andre deler av transaksjonen, for eksempel å skape kontroller eller igangsetter overføringen.
For mindre bedrifter kan dette være vanskelig på grunn av et lite personale, og det hjelper til med å få tilgang til bankoppgjør før andre ansatte gjør det, for å gjennomgå hver transaksjon og sjekke kopi, se etter noe som virker uvanlig, og følg deretter opp med banken hvis nødvendig.
Gjennomgang av autoriserte kontrollsignaler er et viktig skritt, og denne personen skal ikke ha tilgang til tomme sjekker eller evnen til å legge inn transaksjoner i selskapets regnskapssystem. Ved hjelp av et signaturstempel for sjekker kan det oppstå flere problemer fordi det ofte er veldig enkelt for noen å stjele stempelet og også stjele en stabel med tomme sjekker.
Noen selskaper har sine sjekker krever to signaturer, vanligvis med en slags dollargrense, slik at mindre kontrollbeløp kan brukes med bare en signatur. Dette muliggjør en viss grad av oppdeling av plikter ved utstedelse av kontroll over et bestemt terskelbeløp. Ikke glem om overføringer, da de har blitt mer populære de siste årene.
Personell med ansvar for å skape overføringer skal skilles fra personen som overfører overføringer. Hvis bemanning ikke tillater separasjon, kan du sette opp et system hvor banken din ringer til en annen person i selskapet når det mottar en overføringsforespørsel.Denne anropet bør ikke gå til en person som har muligheten til å initiere overføringer.
Endelig utfør en månedlig bankavstemming med noen som ikke er involvert i kontantutbetalinger. Eventuelle uvanlige transaksjoner eller kontroller bilder skal følges opp og undersøkes.
Hvordan beregner du en åpnings kontantbalanse?
Et selskaps kontantinnskudd spiller en viktig rolle i budsjettbehandlingen. Du har kanskje hørt en kontantstrømoppstilling kalt en "kilder og bruker uttalelse." Selskapets kontantinnskudd representerer selskapets livsnerven, kildene til kontanter. Selskapets kontantutbetalinger utgjør bruk av kontanter.
For å beregne åpningsbalansen for kildene dine og bruke kontantstrømoppstillingen, er alt du trenger å gjøre, å se på kontoutskriften din online eller ring banken og angi beløpet i banken. Til denne åpne kontantbalansen legger du til hvilke kontanter som kommer inn og trekker ut de totale kontantutbetalingene som går ut av selskapet. Summen av disse tre delene er lik din sluttbeløp, eller hvor mye penger du har igjen. For et budsjett kan det hende du finner det nyttig å vise denne beregningen månedlig.
For eksempel er åpningsbalansen kontanter du har på den første dagen i måneden. Din åpningsbalanse for neste måned tilsvarer sluttbeløpet for forrige måned. Din åpningsbalanse for en gitt måned tilsvarer alltid det samme beløpet som sluttbeløpet fra forrige måned.
Som en del av oppretting av kontantstrømoppstilling, spesielt hvis du bruker den direkte metoden som inkluderer kontanter fra drift, investerings- og finansieringsaktiviteter, kan du spørre: "Er penger mottatt fra kundene en driftsaktivitet?" Ja, men det er ikke så enkelt. Ikke alle kunder betaler penger, så noen av selskapets salg kommer i form av kundefordringer siden salget ble gjort på kreditt. I dette tilfellet må du starte med selskapets totale salgsbeløp for en gitt måned og justere det basert på endringen i selskapets kundefordringsbalanse for å komme fram til riktig kvitteringsnummer.
Hvis kundefordringen øker over den aktuelle perioden, trekker du denne økningen fra salgstallet ditt for å beregne mengden av kvitteringer fra kunder. Hvis din kontosaldo er redusert, legg til dette reduseringsbeløpet til ditt totale salg for å beregne total kontant mottatt fra kundene dine.
Typer av kontant kvitteringer
Kontantkvitteringer kommer til en bedrift i mange former, hovedsakelig fra kundesalg. Avhengig av størrelse og type virksomhet, kan disse innstrømmene være i form av betalinger med kredittkort, kontanter, postanvisning eller personlig sjekk, for eksempel. En abonnementsbeskyttet virksomhet kan motta hoveddelen av kontantinnkjøpene i form av bank ACH-betalinger. Bedrifter mottar også penger fra andre aktiviteter enn å selge varer eller tjenester, for eksempel royalties, renteinntekter, utbytte og kapitalgevinster fra investeringer og fortjeneste ved salg av ulike eiendeler.
Inntekter er pengene som en bedrift mottar fra sine normale, løpende forretningsaktiviteter. Når det kommer tid til å lese regnskap og tolke faktiske kvitteringer mot et beregnet tall, bidrar det til å definere noe av terminologien. For eksempel er inntekt og inntekt det samme? Nei, fordi inntekter, også kalt salg, representerer penger fra kunder, representerer inntekter hva som er igjen etter at de har brukt inntektene til å betale selskapets utgifter.
Er inntekt og fortjeneste det samme? Profitt betyr egentlig det samme som inntjening, da det bare representerer mengden penger igjen etter at du har betalt alle regningene ut av pengene mottatt fra kundene dine.
Og til slutt er inntekt og inntekt det samme? Noen kan bruke begrepet "inntekt" til å representere salgsinntekter, men fra et regnskapsmessig synspunkt er inntektene mer sannsynlig å bety driftsresultat. Driftsinntektene er noe forskjellig fra inntjening eller fortjeneste fordi det har kostet vare- og driftskostnader fjernet fra salg, men i motsetning til inntjening eller fortjeneste inkluderer driftsinntekter ikke skattekostnader og andre ikke-driftskostnader.
