Før alderen av datastyrte finansielle systemer ble alle regnskapsprosesser utført for hånd, ved bruk av papir og blyant. Noen små bedrifter bruker fortsatt denne gamle metoden, også kjent som manuell regnskapssystem. Konseptene bak både manuelle og datasystemer er de samme, kun mekanikkene har endret seg.
fordeler
Den manuelle regnskapsmetoden er mye billigere enn et datastyrt system. Noen mennesker er ikke komfortable å jobbe med datamaskiner, og utfører bedre med papir- og blyantsystemet. Det manuelle systemet fungerer, selv om strømmen er slått av - i motsetning til de fleste datamaskinkonfigurasjoner. En annen fordel med det manuelle systemet er at det ikke er data korrupsjon eller duplisering, som noen ganger skjer med regnskapsmessig programvare. Fordi manuell regnskap er enkel og ikke krever datakompetanse, kan firmaer ansette ansatte for mindre penger, en stor fordel for små bedrifter.
Papirputer
Før datastyrte regneark og programvare brukte regnskapsførere pads av papirer trykt med kolonner. Den første kolonnen til venstre er vanligvis smal og brukes til datoer, mens den andre kolonnen, den bredeste på siden, brukes til beskrivelser. Regnskapsputer presenterer fire eller flere kolonner - hver kolonne er adskilt av to linjer som går ned på siden. Padsene skrives ofte ut i lysegrønn eller hvit lager med plass til hvert siffer, og minimerer forvirring på grunn av håndskrift. Linjene på padsene reflekterer forretningstransaksjoner, for eksempel salgs- eller lagertransaksjoner.
tidsskrifter
Tidsskrifter brukes til å lette den manuelle regnskapsprosessen. Disse er spesifikke pads for en bestemt prosess. Du kan ha en journal for alle dine kvitteringskvitteringer, for eksempel. Når et salg skjer, skriver du transaksjonen i journalen som en enkelt linje. Ved slutten av en uke eller en måned legger du opp transaksjonene og lager en journaloppføring i hovedboka - en kreditt til salg og en debet til kontanter.
feil
Når du bruker et manuell regnskapssystem, må du ha en strategi for å finne og rette feil på en effektiv måte. Vanligvis finner du en feil når du oppretter en prøvebalanse, og den balanserer ikke - debetene er ikke likeverdige. I så fall må du sørge for at saldoer på tidsskrifter og journaloppføringer er nøyaktige. Du kan kjøre et kalkulatorbånd og legge det til hver side i tidsskriftene og i hovedboken, og sørg for at totalene er riktige. Du bør også vurdere prøvebalansen for rimelighet, og sammenligne tallene med den siste prøvebalansen din, og se etter forskjeller som kan være feil.
