Dokumentarkivering er lagring av dokumentasjon som ikke lenger er aktiv, men organisasjoner må beholde denne dokumentasjonen som en type historisk post. Vanligvis organisasjoner og bedrifter arkiver dokumenter, men enkeltpersoner kan også arkivere dokumentasjon av ulike grunner. En rekke overveielser og metoder knytter seg til dokumentarkivering. I noen tilfeller vil en organisasjon ha et sett med veldefinerte retningslinjer for styring av dokumentasjon, der organisasjonen skisserer en arkiveringsprosedyre. Organisasjoner kan arkivere forskjellige medietyper, inkludert elektronisk, relativt enkelt.
Hensikt
Organisasjoner arkiverer dokumenter av ulike årsaker, i de fleste tilfeller knyttet til organisasjonens overordnede formål eller rolle. Ofte organisasjoner arkiverer dokumentasjon fordi det er av kulturell eller historisk betydning. Alternativt kan en bedrift ha en juridisk eller økonomisk grunn til å holde en pålitelig oversikt over tidligere dokumentasjon, for hvilken arkivering er den mest effektive styringsmetoden.
betraktninger
Enhver organisasjon med behov for dokumentarkivering må nøye vurdere prosedyrene sine. Å bestemme hvilken dokumentasjon som skal arkiveres, både når det gjelder fortid og pågående operasjoner, er selvsagt den primære hensynet. For den pågående dokumentasjonen produserer en organisasjon, kan organisasjonen komme til en slags tidsplan for arkivering. Arkiveringsmetodene varierer også, og fremgangen av datateknologi har introdusert et vell av nye verktøy, og tilbyr i mange tilfeller effektive og kostnadseffektive løsninger.
Verktøy
Fra 2011 har programvareverktøy for dokumentarkivering økt, noe som gir organisasjoner flere muligheter til å arkivere til en lavere kostnad. Organisasjoner kan bruke programvarearkivering som et verktøy, ikke bare for dokumenter som de lagrer i elektronisk form, men også for papirdokumentasjon og andre medier. Organisasjoner kan skanne eller konvertere ikke-digitale elementer til lagring i elektronisk form, noe som reduserer mengden fysisk plass som kreves for effektiv registrering.
risiko
Risiko er iboende i ethvert dokumentarkiveringssystem, og organisasjoner må vurdere disse når de oppretter organisasjonsarkiveringspolitikk. Fordelen med å lagre dokumentasjon i elektronisk form er kun gyldig dersom arkivene er sikre. Organisasjoner må derfor benytte tilstrekkelige garantier for å beskytte stabiliteten og sikkerheten til et arkiv, hvilke arkiveringsverktøy og tjenester adresserer på forskjellige måter.
fordeler
Fordelene med å ha et effektivt dokumentarkiveringssystem har økt med adventen av teknologiske løsninger. Elektroniske journaler opptar mindre fysisk plass, og i noen tilfeller kan de ikke engang oppholde seg innenfor hovedvirksomheten til en bedrift eller organisasjon. For eksempel kan enkelte organisasjoner bruke en ekstern dokumenthåndteringstjeneste. En annen fordel ved å bruke elektroniske poster er at organisasjoner enkelt og raskt kan gjøre arkivert innhold tilgjengelig når det kreves, ofte i et søkbart elektronisk format.
