De fire kommunikasjonskomponentene er koding, dekoding, overføringsmedium og tilbakemelding. Avsenderen av en personlig eller forretningskommunikasjonsmelding koder og sender den gjennom et eller flere medier til mottakeren, som dekoder den og svarer ved å gi tilbakemelding. I virksomheten får effektive kommunikasjoner avtaler gjort, gjør ledere i stand til å motivere sine ansatte og hjelper bedrifter med å samhandle med sine interessenter. Dårlig kommunikasjon kan føre til lav moral, tapte produktivitet og mangel på tillit.
koding
Den første kommunikasjonskomponenten er koding, som er oversettelsen av ideer og konsepter i symboler og bevegelser. Avsenderen begynner ved å bestemme at meldingen skal overføres. Gode ideer blir ofte tapt hvis kodingsprosessen er botched. For eksempel kan samtaler som er forvirret med irrelevante fakta og innviklet logikk, gjøre det umulig å få en klar og produktiv dialog om fakta, ifølge professor John P. Kotter fra Harvard Business School og professor Lorne A. Whitehead fra British Columbia. Vildledende kommunikasjonsstrategier, som fryktmongering, kan skape angst på imaginære farer som også kan gjøre folk til en god ide. Forretningsforfatter Theodore Kinni skrev i Harvard Business School Arbeidskunnskap om at kommunikasjonskraften kan maksimeres ved å tolke fakta og ikke bare recitere dem, og ved å bruke følelser og symboler for å forsterke meldinger og umiddelbart koble til med ansatte.
Medium
Den kodede meldingen overføres via et medium eller en kanal. De to grunnleggende virksomhetskanalkategoriene er muntlige og skriftlige. Muntlig kommunikasjon kan utføres over telefon eller ved hjelp av internettbaserte teknologier som virtuell telekonferanse og webcast. Skriftlig kommunikasjon inkluderer rapporter og notater om tradisjonelt papirbasert media eller på elektroniske medier. Orale kanaler er raskere fordi avsenderen og mottakeren kan bruke verbale og ikke-verbale tegn for å sende meldinger og gi svar nesten øyeblikkelig. Dette er grunnen til at ledere reiser over hele verden for å konkludere forretningsavtaler fordi etablering av personlig berøring og tillit kan være vanskelig å bruke e-post og virtuelle møter.
dekoding
Dekoding er jobben til mottakeren av meldingen. Det innebærer tolkning av de verbale og ikke-verbale meldingene som sendes av avsenderen. For vellykket forretningskommunikasjon må kodings- og dekodingsprosessene synkroniseres. Dette krever tillit mellom mottakeren og avsenderen. Kulturelle forskjeller spiller ofte en rolle i å bygge denne tilliten, spesielt i tolkningen av ikke-verbal kommunikasjon. For eksempel peker med en finger er akseptabelt i Nord-Amerika, men anses uhøflig i mange deler av Asia.
Tilbakemelding
Tilbakemelding er det siste trinnet i kommunikasjonsprosessen der mottakeren reagerer på avsenderens melding. Dette signalet kan være verbalt - for eksempel "Ja, jeg synes det er en utmerket ide" - eller ikke-verbalt, for eksempel et sukk eller en lang pause for å indikere uenighet. Tilbakemelding tillater avsenderen å ta korrigerende tiltak ved å overføre eller omformulere en misforstått melding. Imidlertid bør tilbakemelding gis raskt fordi forsinkelser kan drepe forretningsideer og føre til tapte forretningsmuligheter.
