Kvalitetskontroll er en viktig del av å hjelpe små bedrifter til å vokse og trives fordi de gir en måte å vurdere virksomhetenes effektivitets- og kostnadsstyringsstrategier. Hvorvidt revisjonen fokuserer på produkter eller prosesser, hjelper resultatene ledere til å bestemme hvor godt strategier fungerer, identifisere den underliggende årsaken til problemer og, om nødvendig, ta korrigerende tiltak. Å vite hvordan å gjennomføre en intern kvalitetsrevisjon er et viktig skritt for å sikre suksessen til bedriften din.
Innledende gjennomgang
Trinnene du tar før du gjennomfører en kvalitetsrevisjon på stedet, kan bestemme revisjonens effektivitet. Prosessen starter ved å formulere en detaljert revisjonsplan som fungerer som veibeskrivelse for å gjennomføre en gjennomgang på stedet. Angi tidslinjen, omfanget av revisjonen og revisjonsstedet. Samle inn og gjennomgå skriftlig dokumentasjon, inkludert kvalitetsstyringspolitikk for produktet eller prosessen, standard operasjonsprosedyrer og manualer. Bestem deg og utvikle en foreløpig liste over personlige intervjuer som skal gjennomføres under selve undersøkelsen. Husk at en foreløpig liste, som vanligvis inkluderer avdelingsleder eller veileder og nøkkelansatte, kan utvides i den aktive revisjonsfasen.
Samle revisjonsdokumenter
Hvert revisjonsmedarbeider bør ha en revisjons sjekkliste, samt skjemaer, eller en båndopptaker, for opptak av informasjon under personlige intervjuer. Hvert medlem bør også ha referansedokumenter som kopier av standard operasjonsprosedyrer. En sjekkliste er viktig for registrering av informasjon og observasjoner, samt for å sørge for at du ikke glemmer noe. Mens spesifikke sjekklisteelementer vil variere avhengig av avdeling, produkt eller prosess som blir revidert, består sjekklisten vanligvis av seksjoner, evalueringselementer i hver seksjon, et klassesystem og et mellomrom for kommentarer. Vanlige seksjoner omfatter avdeling, det fysiske arbeidsmiljøet, kvalitetssystemkomponenter som SOP, og ytelsestesting.
Gjennomføre kontrollen på stedet
Undersøkelsen på stedet fokuserer på å samle inn informasjonen du trenger for å avgjøre om avdelingen er i samsvar med kvalitetsstandarder og følge etablerte kvalitetskontrollprosedyrer. Denne fasen består av handlingstrinn, inkludert observasjon, testing og gjennomføring av personlige intervjuer. Oftest fullfører revisjonsgruppen visse oppgaver, som prestasjons- eller kvalitetsprøving og personlige intervjuer, bak kulissene. Dette hjelper teamet til å unngå å forstyrre den daglige driften så mye som mulig. Det er viktig å forstå at, som med personlige intervjuer, kan både en revisjonsplan og sjekkliste utvides i omfang og evalueringsdybde, avhengig av hva du oppdager i den aktive revisjonsfasen.
Avslutt og oppfølgingsaktiviteter
Det "virkelige" arbeidet starter når den aktive fasen av revisjonen er fullført. Den endelige fasen av en kvalitetsrevisjon starter med et møte for å gjennomgå, adressere og bestemme trinnene som trengs for å rette opp kvalitetsproblemer og problematiske områder. Lag en ledelsesrapport som beskriver denne informasjonen. Når eieren og lederne er ferdige med å gjennomgå revisjonsresultatene, bør det arrangeres et strategimøte som fokuserer på å analysere og bestemme hvordan - og noen ganger om - å inkludere løsninger for kvalitetsforbedringer presentert av revisjonsgruppen.
