Å snakke med noen over telefonen er en praktisk måte å kommunisere på. Enten du snakker med familien din, jobber eller planlegger en hendelse, bør du lære å snakke med noen over telefonen på en måte som maksimerer kommunikasjonsevnen og reduserer feilkommunikasjon og feilfortolkning.
Vær i et rolig sted. Mens det noen ganger er uunngåelig, bør du prøve å være i et miljø som har så lite støy som mulig. Hver person på telefonen vil kunne høre tydelig og uten avbrudd.
La personen på den andre linjen vite om du ikke kan forstå dem så snart du kan. Den personen kan ha en sterk aksent, være på en mobiltelefon med dårlig mottak eller være i et distraherende miljø. Uansett hva årsaken er for misforståelser fra din side, la mottakeren vite at du har det vanskelig å forstå dem. Du ønsker ikke å savne noen viktig informasjon. Til gjengjeld kan du spørre personen om de kan forstå deg. Noen ganger kan personen på den andre linjen være for sjenert til å gi deg beskjed.
Vær fokusert på samtalen på telefonen. Hvis du kan unngå det, bør du ikke gjøre noe annet. Å ta notater eller se opp informasjon for personen er rimelig, men vil få mye mer ut av samtalen hvis du er fokusert på hva som blir sagt.
Be om tillatelse hvis du kan endre status for telefonsamtalen. Dette inkluderer å legge til en annen person på linjen, sette samtalen på høyttalertelefon eller registrere samtalen. Mange mennesker vil føle seg ubehagelig hvis du gjør disse tingene uten deres tillatelse.
Plasser anrop ved passende tider. Forretningssamtaler bør plasseres i løpet av en arbeidsdag. Ikke glem at disse menneskene kan spise lunsj også. Også, med mindre personen forventer anropet ditt på et personlig nivå, bør du ikke ringe sent om kvelden eller tidlig om morgenen. Å ringe under middagen kan også være en stor gener for de fleste. Ha litt respekt for den enkelte og ring bare på praktiske timer for dem.
Hvis du fortsatt mangler personen du vil snakke med, legg igjen en melding. La den personen vite hvilke tider det er best å få tak i deg. Det kan være ganske forverrende å fortsette å sette av en viktig samtale bare fordi dine tider ikke stemmer overens.
Tips
-
Bruk din normale talende stemme når du er på telefonen.
Advarsel
Bruk passende språk når du snakker med noen. Du kan komme unna med å være dum eller motbydelig med vennene dine eller familie, men annet enn det, bør du være litt mer profesjonell.
