Forretningsetikett i Japan er mer formell enn i USA og andre vestlige land. Respekt for autoritet er viktig, så du bør henvende deg til overordnede med langt mer respekt enn du ville ha noen med samme rang. Selv med jevnaldrende, vil du bli forventet å opprettholde en profesjonell tone, og adressere dem på måter som viser respekt for deres stående.
Bruk personens etternavn. Japanske forretningsfolk nærmest aldri adresserer hverandre ved deres fornavn. Bruk av etternavn er standardadressen når du ikke kjenner noen, og det er obligatorisk i forretningsforbindelser. Legg til "san" etter personens etternavn. Ordet "san" er en artikkel som ligner på "Mr." på engelsk. For eksempel, hvis personens etternavn er Tanaka, vil du referere til ham som "Tanaka-san." En lignende tittel, "kun", brukes til personer yngre enn deg eller av like eller mindre rang. Det er ikke så høflig som "san" og blir aldri brukt når du adresserer overordnede eller når kvinner adresserer hverandre.
Følg personens ledelse. Gjenkjenning er en viktig del av japansk etikette, så du forventes å returnere noen hyggelig eller hilsen fra verten din. Når du hilsen en japansk forretningsmann, la han sette tonen for samspillet. Hvis han bøyer, bøy til ham før han adresserer ham. Hvis han kommer til å riste hånden, skyll hendene istedenfor å bøye seg. Hvis han tilbyr deg visittkortet ditt, ta det nøye og gi ham det ditt. Bytte visittkort er seremoniell og en nøkkelkomponent i japanske introduksjoner. Selv om du adresserer en japansk forretningsmann riktig, kan du bli ansett som uprofesjonell hvis du ikke er forberedt på utveksling av forretningskort.
Vær oppmerksom på hierarkiet. Sosial status er klart definert og respekteres alltid i Japan. Når du hilser en gruppe japanske forretningsfolk, må du først kontakte den øverste lederen. I en gruppeinnstilling står japanske forretningsfolk ofte i henhold til deres rang, så senioransatte vil sannsynligvis ta en fremtredende posisjon i gruppen.
Unngå for mye kontakt. Japanske mennesker misliker offentlige viser av kjærlighet og sjelden berører hverandre i det offentlige. Når de hilsner, bukker de vanligvis, selv om de ofte vil riste hendene med vestlige. Når du hilsner en japansk forretningsmann, må du ikke starte fysisk kontakt, og ikke opprettholde øyekontakt for lenge siden dette betraktes som et tegn på uhøflighet og respektløshet.
Vær kjønsspesifikk. I motsetning til engelsk, som bruker de samme ordene uansett kjønn, bruker Japan forskjellige ord når man snakker til eller om menn og kvinner. Pass på at du bruker maskulin ordform når du snakker med en forretningsmann. Kvinner forventes å bruke en mer høflig stil å snakke enn menn. Hvis du er en kvinne som adresserer en japansk forretningsmann, må du være enda mer formell enn dine mannlige kolleger.
