I virksomheten er vi inn og ut av møter, hvor vi tar mange beslutninger. Ved slutten av et møte møtes protokollene for å sikre at alle deltakere tar ytterligere tiltak. Møte minutter dekker alle aspekter av et møte, fra deltakerliste og dagsorden til handlinger og beslutninger om å få til ytterligere møter. Ved å bruke konkrete skritt for å sette opp møterminutter, sikrer du at teamet ditt, jevnaldrende og ledere kjenner diskusjonsemnene og forventningene til videre tiltak.
Bruk møte dagsorden som retningslinje for å skrive møtet minutter. Møteledelsen er møteretningen. Det oppdaterer deltakerne, og det lar dem få vite målene, deres roller i å oppnå dem og hvilke spesifikke elementer som er tildelt dem. Siden møtet er basert på en agenda, blir dagsorden veiledningen for å skrive protokollen.
Beskriv kort deltakernes roller på møtet eller prosjektene for diskusjon. Forklar hver deltaker rolle for å hjelpe de ikke-deltakerne å vite hvem som deltok i hvilken avdeling og for hvilken bestemt formål. Å skille deltakerrollene sikrer at hver person deltar møtet målrettet. Deltakerrollene er viktige for møteromeren og deltakerne, slik at diskusjoner går fremover uten å bli slått av med tidligere diskuterte emner.
Fremhev målene for møtet ved å tydelig angi dem. For eksempel: å ta beslutninger, å samle ideer eller å oppdatere laget på framdrift. Oppføringsmål hjelper leserne til protokollen å forstå forståelsens mål. Målet eller målsettingsdelen er hva mange ledende ledere leser; Hvis de ikke trenger å være involvert i målene, er det ikke nødvendig å lese videre. Hvis en leder har en interessert interesse i målene, kan han velge å delta på neste møte.
Skriv avgjørelsene tatt i møtet. Legg merke til alle beslutninger som er gjort og diskutert for å fastslå neste møte dagsorden. Ved å skrive ut avgjørelsene kan deltakerne og de ikke-deltakerne vurdere om det er behov for oppfølging av dem, som de kan forberede seg på. Beslutninger fremhevet i møtet vil bli fulgt opp med mindre det er behov for ytterligere diskusjon i et annet møte, som ville være en avgjørelse i seg selv. Fange og dele beslutninger tatt i et møte er avgjørende for nøyaktige, nyttige minutter.
Skriv "Next Step" -oppgaver med et ansvarlig persons navn ved siden av dem. Disse trinnene gjør det mulig for møtetilleggeren å forberede seg på det neste møtet, så vel som for deltagere og ikke-deltakere for å være oppmerksom på hva de er ansvarlige for etter møtet. Dette sikrer at enkeltpersoner forbereder neste møte enten ved å fullføre sine oppgaver eller delegere dem til noen andre som kan fullføre dem og delta på neste møte.
Send ut et utkast til møtet minutter til deltakerne. Utkastet vil gjøre det mulig for deltakerne å redigere minuttene ved å oppdatere notater, neste trinn og beslutninger. Et utkast til gjennomgang sikrer at all informasjon er fanget riktig og at enkeltpersoner klarer oppgaver som blir tildelt dem eller avdelingen. Som en del av utkastet til gjennomgangsprosessen, gi en frist for alle deltakere på kommentarer. Hvis ingen endringer mottas, anses protokollen for å være akseptert av alle parter.
Send møtet minutter. Når alle tilbakemeldingene er samlet, send ut møteløftene til alle personer som ble invitert til møtet. Kopier andre ansatte eller deltakere som trenger å bli informert. Protokollen skal sendes innen 24 timer etter møtet eller 12 timer før neste møte, avhengig av hva som kommer først.
Tips
-
Ikke all informasjon må fanges i møtet minutter, høydepunkter er nok. Møte minutter er effektive når de oppsummerer møtet med beslutninger og ansvar. Hvis du forenkler møtet, spør noen om å ta notater for laget.
