Alle organisasjoner krever god rekordbehandling, fra tidspostene genereres til de blir renset fra systemet. Ingeneksisterende eller dårlig planlagte arkiveringssystemer medfører vanskeligheter med å arkivere og hente poster eller mangel på effektivitet når det gjelder å administrere informasjonsflyten. De kan også sette opp juridiske problemer på grunn av tapte poster eller slurvet opptak. Veldesignede arkiveringssystemer benytter alfabetiske, alfanumeriske eller numeriske kodede etiketter, genererer effektiv registeradministrasjon og produserer flere profesjonelt kjøreorganisasjoner.
Numeriske arkiveringssystemer forklart
Numeriske arkiveringssystemer tilordner tall til hver fil eller post som inneholder informasjon. Nummerering kan trekkes fra selve platen (dvs. kjøpsordrenumre), nummerering av filer i rekkefølge av rekordgenerering (fra 1 til 1000), ved hjelp av seksjonsnummerering hvor filer nummerert under seksjoner - eller kategorier - som 100, 200, 300 osv.., tilhører bestemte underposisjoner eller bruker decimaler (ligner Dewey Decimal System). Numeriske arkiveringssystemer inneholder ofte en filindeks for å hjelpe til med rekordhenting.
Organisasjon og vedlikehold av ordre
Numerisk koding tillater skifting av hele seksjoner av poster samtidig som riktig sekvensering opprettholdes. Rekord arkiveres fortløpende, fra høyre til venstre og topp til bunn. Rett numeriske filer er organisert i rekkefølge, stigende rekkefølge - laveste til høyeste nummer. Dupleks-numeriske filer har to eller flere talesett, adskilt av bindestreker, kommaer eller mellomrom, og arkivert av åpningssettet etterfulgt av påfølgende tall. Kronologisk-numeriske systemer indekserer filer etter år, måned og dag.Terminal-siffer-numeriske systemer tillater gruppering av filer på hyllene, organisering av filer etter siste nummer (to til fire siffer lange) som det primære arkiveringselementet, og arkivering poster etter hverandre med siste nummer, mellomnummer og deretter første nummer. Hylleplasskrav bestemmes enkelt ved å gruppere poster ved hjelp av numeriske seksjoner - 10s, 100s, 1000s av poster per hylle eller reoler. I tillegg blir postorganisasjonen ytterligere forsterket av filindeksering.
nøyaktighet
Filsystemer med høy lydstyrke - filer hentet og re-arkivert ofte - kombinert med fargekodede etiketter gjør filhenting og gjenoppbevaring raskere og eliminerer forvirring hvor nummeret faller i rekkefølge. I terminalsifrede systemer, for eksempel, er det endelige nummeret kodet med en farge, midtnummeret får en egen farge og det første nummeret får sin egen farge. Som det første, mellom- og siste nummeret endres, så gjør fargen også. Fargen fungerer som en visuell anelse for å øke hastigheten og effektiviteten ved arkivering.
Arkiveringshastighet
Numeriske arkiveringssystemer kombinert med fargekoding øker registrerings- og hentinghastighet - selv når henting av en fil betyr referanse i en indeks for å identifisere filnummeret - fordi filistene har en øyeblikkelig bevissthet om filplassering etter filgruppe. I tilfelle organisasjonsfusjoner, der de enkelte organisasjonene har forskjellige nummereringssystemer, trenger ikke numeriske koder å bli endret. Legge til filer i filrommet er raskere fordi mindre nummererte filer (6-sifret) er arkivert til venstre for høyere nummererte filer (7-sifret).
konfidensialitet
Numeriske arkiveringssystemer identifiserer positivt bestemte poster mens du opprettholder konfidensialitet, noe som er spesielt viktig i medisinske, kunde- og ansattsposter, ved å eliminere personlige identitetsmarkører. Numeriske arkiveringssystemer overholder HIPAA-regler.
