Hvert selskap bør ha et godt gjennomtenkt budsjett som vurderer selskapets mål, motivasjon av ansatte og de økonomiske begrensningene i selskapet. I tillegg bør selskapet vurdere både tidligere økonomiske og forretningsaktiviteter i selskapet, samt de målene selskapet har for fremtiden.
Angi mål
Før utregning av selskapets budsjett, må budsjetteringsutvalget eller andre viktige beslutningstakere sette mål for selskapets fremtid. Målene kan blant annet omfatte kostnadsbesparelser, som for eksempel vil kreve en helt annen form for budsjettering enn mål for å utvide et selskap til et annet sted.
Bestemme tilgjengelige ressurser
En virksomhets mål bør påvirke budsjetteringsprosessen, men absolutt bør ikke diktere det helt. En bedrift må også analysere tilgjengelige ressurser og bestemme hva den har tilgjengelig for å nå sine mål. Faktisk kan de tilgjengelige ressursene i stor grad diktere selskapets mål. Tilgjengelige ressurser er ikke begrenset til kontanter selskapet har tilgjengelig, men kan også inkludere potensielle lån eller ytterligere investeringer utenfor. I tillegg må et selskap vurdere salgsprognosen for det kommende året.
Projisere fremtidige behov
Et budsjett er fremtidsrettet og krever noe estimat. Det er åpenbart umulig å forutsi med perfekt nøyaktighet hva organisasjonens fremtidige budsjettbehov vil være. Det er imidlertid noen viktige kilder til data du kan se på for å nå et estimat. Disse kildene inkluderer tidligere bedriftsdata, eventuelle tilgjengelige data om konkurrenter og en analyse av nåværende og utviklende økonomiske og regulatoriske trender som kan gjøre det kommende året annerledes på noen måte fra tidligere år.
Match fremtidige behov for tilgjengelige ressurser
Oftere ikke, dine tilgjengelige ressurser passer ikke perfekt til dine forventede fremtidige behov. Det er i denne fasen av budsjettsyklusen at du må kanskje gjøre noe for å forstyrre og forhandle blant avdelingene dine for å finne ut hvordan du best kan dele bedriftens knappe ressurser. Du må holde bedriftens prioriteringer og strategiske behov i tankene når du går gjennom denne prosessen.
Skaffe endelig godkjenning
Når du har et komplett budsjett utarbeidet, er neste skritt å skaffe godkjenning fra budsjetteringsutvalget eller hva som helst enhet er bemyndiget til å gjøre den endelige ja eller nei avgjørelsen på budsjettet. Jo strengere du har jobbet for å imøtekomme behovene til alle viktige interessenter i løpet av de foregående trinnene, jo jevnere denne prosessen burde være.
Distribuere de godkjente fondene
Når budsjettet er avsluttet og godkjent, er det siste trinnet i budsjetteringsprosessen å fordele de tildelte midlene til de ulike avdelingene og forretningssegmentene. Vanligvis er dette plikt til en finansdirektør eller bedriftsleder.
Overvåking og evaluering
Når budsjettet er ferdigstilt og midlene distribueres, er budsjetteringsprosessen ikke over. Du bør fortsatt aktivt følge suksessen til budsjettet du har opprettet og implementert. Se etter områder der ressurser mangler eller hvor avfall ser ut til å eksistere, og hold disse områdene i bakhodet for fremtidige budsjettsykluser.
