Agendas er som høyoktanbrensel for møter - de kan i stor grad forbedre effektiviteten og produktiviteten til enhver beslutningsprosess. En god dagsorden kan kutte antall møter som trengs for å fullføre et prosjekt i halvparten og sterkt redusere tendensen til møter for å avtale seg i diskusjoner som ikke er nyttige for måloppnåelse.
En agenda for rollen
Målet med en dagsorden er å legge til rette for beslutningsprosessen blant gruppemedlemmene. Dette kan være for en teknologioppgradering eller en budsjettdiskusjon. Dagordningen bidrar til å holde møtedeltakere fokusert på den endelige avgjørelsen. Agendas gjør det også lettere å evaluere møtetes suksess ved å gi en sjekkliste for oppfølging og ansvarlighet.
formater
Dagens første linje skal angi mål og formål med møtet. Noen agendaformater foretrekker å angi målet sammen med delmål etter hver dagsorden. Begge formatene etablerer et rammeverk for diskusjon. Agendas kan variere fra enkel til kompleks. De kan inneholde vedlegg og lesemateriell eller dagsorden fra foregående møte. Typen av format som brukes, er generelt fastslått av formaliteten og lengden på møtet. En god tommelfingerregel er at formatet skal matche kjole til møtedeltakerne; det vil si et møte fullt av sandaler og shorts kan komme med med en uformell agenda mens et rom fullt av dresser kan kreve en formell dagsorden.
Uformell vs Formell
Det korte eller uformelle møtet kan deles inn i en e-post eller en møtepåminnelse. Det kan inneholde en linje for møtet og deretter tre til fem korte diskusjonspunkter. Den lange agendaen er vanligvis en full side, som inkluderer en tittel, møteplass, dato og klokkeslett, mål og emner eller diskusjonspunkter. Lange møter bør også inkludere tider for hvert diskusjonsemne og navnet på presentatøren. Begge agendaformatene bør ende med en seksjon for "Next Steps" for oppfølging. Disse "Neste trinn" blir grunnlaget for dagsordenemner på neste møte.
