Hvis du foreslår en løsning på et langvarig problem, vil sjansen være at lederen din vil be deg om å sende inn et formelt forslag. Selv om lengden varierer avhengig av informasjonen du trenger å dekke, består de fleste formelle forslag av visse hovedkomponenter som ligner på formelle rapporter. Disse inkluderer generelt prefatoriske, kropps- og tilleggsdeler. Som navnet antyder, presenterer prefitorien av forslaget leseren til konseptet.
Titteldetaljer
Tittelflyget er første side av forslaget plassert umiddelbart etter forsiden som ikke bærer noe annet enn tittelen. Etter dette er tittelsiden, som, i tillegg til tittelen, bærer navnene på forfatteren og personen som autoriserte forfatteren til å sende inn forslaget, sammen med sin betegnelse, offisiell adresse og kontaktinformasjon. Denne siden skal også ha dato for forslagets innlevering.
Letters
Forslag som er godkjent skriftlig, bør inneholde autorisasjonsbrevet umiddelbart etter tittelsiden. Dette følges av overførings- eller omslagsbrev skrevet av den som skriver forslaget. Omslaget må adressere mottakeren og identifisere forslaget med tittelen. Dette formelle brev gir generelt informasjon om formålet med dokumentet, uten å gå inn i detaljene om hva det dekker eller konklusjonene som forfatteren har ankommet. Forfatteren kan bruke følgebrevet til å anerkjenne den hjelpen han mottok ved utarbeidelsen av forslaget.
Innholdsfortegnelse
Innholdsfortegnelsen gir en oversikt over forslagets struktur. Den inneholder en omfattende liste over overskriftene i dokumentet, sammen med det aktuelle sidenummeret ved siden av hver. Det er viktig å justere disse overskriftene med tilstrekkelige hull og ledere for å gi en tydelig visning av informasjon. Hvis forslaget inneholder et betydelig antall figurer, tabeller, grafer eller andre visuelle hjelpemidler, bør de oppføres på en egen side som "Liste over illustrasjoner" umiddelbart etter innholdsfortegnelsen.
Kortfattet sammendrag
Denne delen inneholder kortfattet informasjon om innholdet som fremgår av forslaget. Etter omrisset som er gitt i innholdsfortegnelsen, presenterer sammendraget emnet, gir relevante data, og oppsummerer konklusjonene og anbefalingene fra den som legger forslaget. Formålet med dette sammendraget er å gi et fugleperspektiv av emnet for rask innsyn av opptattede ledere. Selv om dette vises før hoveddelen av forslaget, er det lettere å komponere denne delen sist, etter å ha satt sammen hele dokumentet.
