Et sterkt og sunt forretningsforhold kan begynne med et formelt brev. Dette gjelder spesielt når man arbeider med internasjonale importører og eksportører. Du har kanskje ikke muligheten til å møte dem ansikt til ansikt, så et profesjonelt brev kan være den beste erstatningen. Skrive dette brevet tar omhu og hensyn.
Formater brevet ditt profesjonelt, med firmaets logo, kontaktinformasjon og din personlige informasjon øverst på siden. Ta også med importørens forretningsinformasjon og en riktig hilsen. Teksten skal være justert til venstre uten innrykk for avsnitt og med enkeltlinjeavstand.
Tiltrer importørens oppmerksomhet i første ledd ved å markere nøkkelsalgspunktet ditt. Legg vekt på differensieringspunktet som gjør produktene dine best på markedet. Du kan ha den laveste prisen, de beste funksjonene, eller den raskeste varighetstiden fra bestilling til levering. Du trenger ikke å overdrive, men sørg for å fremheve firmaets fordeler fremtredende.
Gi mer informasjon om firmaet ditt og dets bakgrunn i annet ledd. Forklar hvor lenge du har vært i virksomhet og hvor du befinner deg. Beskriv nøyaktig hva du produserer og i hvilket volum. Forklar også hvem noen av dine nåværende kunder er og gjør dem tilgjengelige som referanse.
Gi ytterligere informasjon om produktets egenskaper. Dette er spesielt viktig for tekniske produkter som maskinvare, nettverksutstyr eller farmasøytiske produkter. Importøren vil vite så mange av spesifikasjonene som mulig. Du kan til og med inkludere diagrammer eller modeller på et eget vedlegg.
Overbevis leseren om at firmaet ditt er best å jobbe med, og at du kan levere som lovet. Sett opp betalingsbetingelsene, turnaround time, logistikkinformasjon og priser. La brevet stå åpent for forhandling og oppfølging. Lukk notatet med et nådig avslag.
