Vi bruker forretningsbrev nesten hver dag i våre transaksjoner.Har du noen gang tatt et øyeblikk til å tenke på definisjonen av et forretningsbrev? Denne allestedsnærværende kommunikasjonsformen har ganske mange funksjoner som vi bruker hver dag, men vi tenker ikke ofte på deres spesifikke konvensjoner.
Tips
-
Virksomhetsbrev er formelle og brukes i virksomhetskorrespondanse.
Business Letter Definition
Et forretningsbrev er en av de mange typene brev der ute. Det er bare en spesiell form for formell brev som sendere og mottakere bruker til å korrespondere med hverandre om forretningstransaksjoner som de kanskje ikke vil kunne utføre muntlig på en effektiv måte. Forretningsbrev kan brukes til kommunikasjon mellom bedrifter, blant bedrifter og kunder og blant kunder og bedrifter. Det er noen viktige elementer som utgjør det felles forretningsbrevformatet. Når de er identifisert i et brev, er disse det som effektivt kvalifiserer det som et forretningsbrev.
Dato og adresse til senderen
Hvert forretningsbrev har den unike kvaliteten at den aller første linjen i brevet er datoen. Dette indikerer datoen da brevet ble skrevet eller når brevet ble fullført. Det må ikke åpenbart være datoen da mottakeren mottok brevet. Like under datoen for brevet, bør du ta med avsenderens adresse. Du bør ikke inkludere avsenders navn i denne delen. Det vil bli et sted for det senere. Noen ganger, når du skriver brevet på et offisielt brevhode for bedriften din, vil adressen din allerede bli inkludert i brevpapiret. I så fall bør du ikke inkludere avsenderens adresse under datoen. Det ville være overflødig.
Mottakerens adresse
Neste kommer mottakerens adresse. Hvis du kjenner mottakerens navn, bør du inkludere navnet på den personen i adressen sin. Du bør også inkludere riktig tittel for den personen, for eksempel Fru, Fru, Mr., Dr. og så videre. Når du skriver adressen til mottakeren, bør du inkludere landet ditt. Dette er spesielt viktig for internasjonale forretningsbrev. Ikke glem å kapitalisere hele landets navn og ikke bare første bokstav. Hvis du ikke kjenner mottakerens navn, kan du henvise til personen ved sin stilling i det selskapet han jobber, for eksempel "General Manager", "Director" og så videre. Det er alltid en tryggere innsats enn å gjøre antagelser om hans navn eller tittel når du ikke kjenner ham veldig bra.
Hilsen av brevet
Etter mottakerens adresse kommer hilsen til brevet. Selvfølgelig bør du holde hilsen konsistent med navnet du brukte for mottakeren i mottakerens adresse. Det kan være litt konflikt om hva slags hilsen som skal brukes når du kjenner personens navn. Betyr du personen som "Sir" eller "Fru", eller refererer du til personen ved navn? Det er best å behandle situasjonen hvordan du vil behandle det i virkeligheten. Du er usannsynlig å være på fornavn med noen du ikke kjenner personlig. Så, hvis du personlig kjenner mottakeren, og du vanligvis henviser til henne etter hennes fornavn, så er det OK å bruke hennes fornavn. Ellers er det best å referere til henne som "Fru". Hvis du ikke kjenner personens kjønn, bør du også bruke "til hvem det gjelder" som en hilsen.
Kropp og lukking av brevet
Kroppen skal skrives på en formell måte. Dine linjer bør være enkeltavstand, med unntak av når du setter inn et dobbeltrom mellom avsnittene. Det siste avsnittet skal være et kortfattet sammendrag av hva som ble oppgitt i brevet.
For å lukke brevet, bør du bruke setninger som "best regards" eller "takk" med et komma etter. Det bør være fire linjer etter avslutningen, hvorpå du vil skrive navnet på avsenderen. Det rommet er hvor du setter din signatur når du har skrevet brevet.
